Online conferences 2.0

14 December 2022
Online conferenes 2.0 was a series of 5 webinars that Gridaly and Webcomm studio held on the Gridaly platform. During the series, 6 experts shared their knowledge regarding hosting online & hybrid events, event marketing and public speaking.

Tagi: webinar, cykl webinarów, lead generation, rejestracja, kampanie mailingowe, live streaming, grywalizacja, networking, Speed Networking, umawianie spotkań, Social Wall, angażowanie uczestników, konkurs, realizacja w studio, prezentacje, prelegenci, studio 3D, marketing, sprzedaż

Konferencje online 2.0 to cykl darmowych webinarów, który Gridaly zorganizowało na swojej platformie we współpracy ze studiem Webcomm. Cykl składał się z 5 webinarów, podczas których 6 ekspertów podzieliło się z uczestnikami swoją wiedzą na temat organizacji eventów online i hybrydowych, marketingu eventów oraz wystąpień przed kamerą. Wszystkie webinary odbyły się latem 2022 roku.

Wyzwania:

  • zebranie 250 zapisów podczas całego cyklu przy bardzo niewielkim budżecie ($200 na caly cykl),
  • wygenerowanie bazy leadów pod działania sprzedażowe i marketingowe,
  • zapoznanie uczestników z możliwościami technologicznymi platformy Gridaly w zakresie transmisji na żywo i zarządzania transmisjami oraz zwiększania zaangażowania uczestników eventu,
  • zapoznanie uczestników z możliwościami technicznymi i realizacyjnymi studia Webcomm,
  • budowanie eksperckości marek Gridaly i Webcomm oraz liderów opinii.

Planując cykl webinarów “Konferencje online 2.0”, organizatorzy wyznaczyli sobie łatwo dający się zmierzyć cel - 250 rejestracji w czasie trwania całego cyklu przy budżecie ok. $200 na cały cykl. Baza leadów z webinaru w dalszej perspektywie miała posłużyć pod działania sprzedażowe oraz marketingowe (np. pod stworzenie bazy newsletterowej).

“Konferencje online 2.0” miały być dla organizatorów okazją do zapoznania uczestników ze swoją ofertą produktową. Widzowie mieli mieć możliwość poznania możliwości technologicznych platformy Gridaly w zakresie nadawania i zarządzania transmisji video oraz zwiększania zaangażowania uczestników eventów online. Mieli również poznać możliwości techniczne studia webinarowego Webcomm.

Orgnizatorzy chcieli też wykorzystać cykl webinarów do budowania eksperckości marek Gridaly i Webcomm oraz budowania eksperckości liderów opinii związanych z każdą z firm.

Rozwiązania:

  • organizacja 5 webinarów w ramach jednego wydarzenia na Gridaly: brak konieczności tworzenia osobnych landing page’ów, wzrost skuteczności kampanii mailingowych wysyłanych do uczestników cyklu,
  • skoncentrowanie się na promocji organicznej (social media, newslettery, kanały partnerów i zaproszonych prelegentów) oraz wsparcie działaniami płatnymi w sieci reklamowej Meta,
  • maksymalne wykorzystanie możliwości platformy Gridaly: stworzenie strefy Expo z ofertą organizatorów i możliwością umawiania spotkań i demówek produktowych, modyfikowanie platformy wydarzenia na każdy webinar i włączanie różnych funkcjonalności (social wall, Speed Networking, grywalizacja, reakcje w video), wykorzystanie różnych sposobów transmisji (player RTMP Vimeo, pokój webinarowy ClickMeeting, natywny player RTMP Gridaly),
  • wykorzystanie różnych możliwości aranżacji studia webinarowego Webcomm: greenscreen i tło ruchome, greenscreen i tło statyczne, tło fizyczne,
  • wystąpienia ekspertów z ramienia Gridaly i Webcomm.

Aby zrealizować postawiony sobie cel, organizatorzy zdecydowali się na zorganizowanie wszystkich 5 webinarów w ramach jednego wydarzenia, co pozwoliło im powiększać bazę uczestników z każdym kolejnym webinarem. Landing page eventu zmieniał się po zakończeniu każdego webinaru i pojawiały się na nim materiały i informacje o następnym spotkaniu. Wraz z powiększaniem się bazy, rosła też skuteczność kampanii mailingowych wysyłanych z platformy Gridaly - osoby, które uczestniczyły w pierwszym i każdym kolejnym webinarze otrzymywały teasery następnych spotkań i przypomnienia o wzięciu w nich udziału. 

Planując działania promocyjne, organizatorzy postawili głównie na promocję organiczną. Wykorzystali do tego kanały własne: firmowe i osobiste konta w social mediach (Facebook, Linkedin, Instagram), wydarzenia na Facebooku i Linkedinie, bazy newsletterowe. Posłużyli się również kanałami swoich partnerów biznesowych oraz prelegentów zaproszonych do udziału w cyklu webinarów. Niewielki budżet (ok. $200) został przeznaczony na kampanię płatną w sieci Meta (Facebook i Instagram), jednak były to głównie działania eksperymentalne, mające na celu wsparcie działań organicznych.

Przykładowy mailing wysyłany do uczestników cyklu

W celu zapoznania uczestników “Konferencji online 2.0” z ofertą każdego z organizatorów, zdecydowali się oni na dwutorowe działanie przy wykorzystaniu platformy Gridaly. Po pierwsze, stworzyli na platformie strefę Expo, w której osadzili swoje stoiska. Na każdym stoisku pojawiła się szczegółowa oferta produktowa oraz zostały do nich przypisane konta przedstawicieli obu firm, którzy byli gotowi odpowiadać na zapytania ofertowe w trakcie trwania webinarów. Istniała również możliwość umówienia się na spotkanie lub demo produktowe. Po drugie, organizatorzy wykorzystali cykl webinarów, aby zaprezentować swoją ofertę “na żywo”. Gridaly miało okazję zaprezentować szereg funkcjonalności zwiększających zaangażowanie uczestników podczas eventów, m.in. reakcje na żywo, social wall, Speed Networking czy grywalizację, oraz możliwości technologiczne platformy w zakresie transmisji video i zarządzania nimi. Widzowie mieli okazję obejrzeć transmisję webinaru realizowanego przez player RTMP Vimeo, przez pokój webinarowy ClickMeeting oraz przez natywny player RTMP Gridaly. Webcomm z kolei skorzystał z okazji, aby zaprezentować uczestnikom możliwości ich studia webinarowego, w tym możliwość aranżacji z wykorzystaniem green screena i komputerowego tła statycznego i animowanego czy też możliwości techniczne ich sprzętu audio-video.

Natywny player RTMP Gridaly

Cykl webinarów “Konferencje online 2.0” był w końcu dla Gridaly i Webcomm idealną sposobnością, aby budować eksperckość obu marek, a także budować eksperckość liderów opinii występujących z ramienia każdej z nich.

Rezultaty i wnioski:

  • 331 zarejestrowanych uczestników (132% zakładanego celu),
  • średnia frekwencja uczestników wyniosła 81%,
  • 75% uczestników zaangażowało się w webinary dzięki funkcjonalnościom Gridaly: ankiety, reakcje video podczas streamingu, social wall, grywalizacja, Speed Networking.

Organizatorom udało się zebrać 331 zapisów na “Konferencje online 2.0”. Było to 132% celu, który obie firmy postawiły sobie na samym początku (→ cel: 250 rejestracji).

Średnia frekwencja podczas całego cyklu wyniosła 81% wszystkich zarejestrowanych, a 75% osób, które pojawiły się na co najmniej jednym webinarze, choć raz weszło w interakcję z funkcjonalnościami do zwiększania zaangażowania na platformie Gridaly.

Sukces organizatorów był możliwy przy niewielkim budżecie. Organizatorzy skupili się na wykorzystaniu swoich własnych zasobów - swojej technologii, studia, ekspertów i czasu. Skorzystali też ze swoich znajomości i współprac barterowych, które pozwoliły im dostarczyć lepszą jakość wydarzenia oraz dotrzeć do szerszej publiczności dzięki wykorzystaniu kanałów własnych zaproszonych ekspertów. Dodatkowy budżet został przez organizatorów wykorzystany do wsparcia organicznej kampanii promocyjnej cyklu w sieci reklamowej Meta.