W dzisiejszych czasach, gdy wydarzenia stają się coraz bardziej interaktywne i angażujące, kluczową rolę odgrywają aplikacje eventowe. Dzięki nim organizatorzy mogą nie tylko ułatwić zarządzanie eventem, ale także wzbogacić doświadczenia uczestników. Dobra aplikacja eventowa to narzędzie, które może znacząco zwiększyć sukces wydarzenia, podnosząc jego jakość i budując pozytywny wizerunek organizatora. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze funkcje, które powinna posiadać aplikacja eventowa, aby spełniać oczekiwania zarówno organizatorów, jak i uczestników.

‍

Funkcjonalności zwiększające zaangażowanie uczestników

Zaangażowanie uczestników to jeden z kluczowych elementów, które decydują o sukcesie każdego wydarzenia. Dobrze zaprojektowana aplikacja eventowa może znacząco zwiększyć poziom interakcji uczestników, co przekłada się na ich zadowolenie oraz na pozytywny odbiór samego eventu. Aby to osiągnąć, aplikacja powinna oferować szereg funkcji, które aktywnie angażują uczestników. Do najważniejszych z nich należą grywalizacja, social wall oraz eventowe stories.

‍

1. Grywalizacja

Grywalizacja to potężne narzędzie, które motywuje uczestników do aktywnego udziału w wydarzeniu poprzez wykorzystanie mechanizmów znanych z gier. W aplikacji eventowej grywalizacja może przybierać różne formy, w tym:

• Lista zadań eventowych: Uczestnicy mogą zobaczyć w aplikacji listę zadań do wykonania, które są związane z różnymi aspektami wydarzenia. Zadania te mogą obejmować zarówno działania online (np. wypełnienie ankiety, obejrzenie streamingu, odwiedzenie profili prelegentów), jak i te wykonywane na miejscu, na przykład odwiedzenie konkretnych stoisk czy udział w warsztatach. Każde wykonane zadanie nagradzane jest określoną liczbą punktów.
• Punkty i odznaki: Za wykonywanie zadań uczestnicy otrzymują punkty. Wykonanie wszystkich z danej kategorii (np. networking, edukacja, relacje z wystwacami) odblokowuje specjalną odznakę, która pojawia się w profilu uczestnika w aplikacji. To dodatkowo motywuje do dalszego działania, ponieważ odznaki są często postrzegane jako prestiżowe wyróżnienia.
• Ranking uczestników: Najbardziej aktywni uczestnicy pojawiają się na tablicy rankingowej, która jest widoczna dla wszystkich użytkowników aplikacji. To wywołuje element rywalizacji, gdzie uczestnicy starają się zdobyć jak najwięcej punktów, aby znaleźć się na szczycie rankingu. Organizatorzy mogą nagradzać najlepszych uczestników atrakcyjnymi nagrodami, co dodatkowo zwiększa motywację do udziału.
• Wymiana punktów na nagrody: Alternatywnie, punkty zdobyte za realizację zadań mogą być wymieniane na nagrody bezpośrednio w aplikacji eventowej. Taki system pozwala uczestnikom na wybór nagród, które najbardziej im odpowiadają, co zwiększa ich zaangażowanie i satysfakcję z udziału w wydarzeniu.

Grywalizacja jest nie tylko sposobem na zwiększenie aktywności uczestników, ale także na wzmocnienie ich interakcji z różnymi elementami wydarzenia. Dzięki temu uczestnicy stają się bardziej zaangażowani, co prowadzi do lepszego zapamiętania treści prezentowanych na evencie oraz budowania silniejszych relacji między uczestnikami.

‍

2. Social wall

Social wall to funkcja, która umożliwia uczestnikom dzielenie się swoimi wrażeniami na żywo. Jest to wirtualna tablica, na której użytkownicy mogą publikować zdjęcia, komentarze, opinie czy reakcje na różne elementy wydarzenia. Social wall działa jak kanał społecznościowy, stymulując uczestników do aktywności i dzielenia się swoimi doświadczeniami. Dzięki temu tworzy się dynamiczna przestrzeń, w której uczestnicy mogą wchodzić w interakcje nie tylko z treścią, ale również z innymi uczestnikami, co zwiększa poczucie wspólnoty i przynależności.

‍

3. Stories

Funkcja stories, znana z popularnych mediów społecznościowych takich jak Instagram czy Facebook, to kolejny sposób na zwiększenie zaangażowania uczestników. Umożliwia ona tworzenie krótkich, ulotnych relacji z wydarzenia, które mogą zawierać zdjęcia, filmy, teksty czy animacje. Stories mogą być wykorzystywane przez uczestników do dokumentowania swoich wrażeń, a przez organizatorów do przekazywania bieżących informacji, ogłoszeń czy promocji. Ulotny charakter tej funkcji sprawia, że uczestnicy chętniej korzystają z niej, by być na bieżąco i nie przegapić żadnych ważnych momentów wydarzenia.

‍

Narzędzia wspierające networking

Networking to jeden z najważniejszych powodów, dla których uczestnicy decydują się na udział w wydarzeniach branżowych. Możliwość nawiązania wartościowych kontaktów biznesowych często stanowi o sukcesie całego eventu w oczach uczestników. Dlatego dobra mobilna aplikacja na event powinna zawierać narzędzia, które ułatwią i zoptymalizują proces nawiązywania relacji. Kluczowe funkcjonalności w tym zakresie to matchmaking, kalendarz spotkań i wysyłanie zaproszeń.

‍

4. Matchmaking

Matchmaking to zaawansowana funkcjonalność, która automatycznie dopasowuje i proponuje nam uczestników do networkingu na podstawie ich profili, zainteresowań oraz celów biznesowych. Proces ten działa na zasadzie inteligentnych algorytmów, które analizują informacje zawarte w profilach użytkowników, takie jak:

• Zawód i branża: Matchmaking bierze pod uwagę branżę, w której działa uczestnik, oraz jego stanowisko. Dzięki temu aplikacja może sugerować kontakty z osobami, które mogą być potencjalnymi partnerami biznesowymi, klientami lub dostawcami.
• Zainteresowania i cele biznesowe: Na podstawie deklarowanych zainteresowań oraz celów, które uczestnik chce osiągnąć podczas wydarzenia (np. poszukiwanie nowych partnerów, zdobycie wiedzy, nawiązanie kontaktów), aplikacja dopasowuje osoby, z którymi warto się spotkać.
• Preferencje networkingowe: Użytkownicy mogą ustawić swoje preferencje dotyczące typów spotkań (np. indywidualne rozmowy, grupowe sesje networkingowe), a także preferowane godziny i lokalizacje spotkań.

Dzięki funkcji matchmakingu, uczestnicy nie muszą tracić czasu na szukanie odpowiednich kontaktów samodzielnie. Zamiast tego otrzymują listę rekomendowanych osób, z którymi warto się spotkać, co znacząco zwiększa efektywność networkingu podczas wydarzenia.

‍

5. Kalendarz spotkań

Kalendarz spotkań to kolejna kluczowa funkcjonalność, która ułatwia uczestnikom organizację i planowanie swojego czasu podczas eventu. Dzięki niej, użytkownicy mogą:

• Umawiać spotkania bezpośrednio przez aplikację: Uczestnicy mogą przeglądać profile innych użytkowników i zapraszać ich na spotkania jednym kliknięciem. Możliwość umawiania spotkań bezpośrednio przez aplikację jest nie tylko wygodna, ale również pozwala na szybkie reagowanie na pojawiające się okazje biznesowe.
• Integracja z kalendarzem osobistym: Spotkania zaplanowane w aplikacji mogą być automatycznie dodawane do kalendarza osobistego użytkownika (np. Google Calendar, Outlook). To zapewnia pełną synchronizację i eliminuje ryzyko konfliktów czasowych.
• Opcja przypomnień: Aplikacja może wysyłać przypomnienia o nadchodzących spotkaniach, co minimalizuje ryzyko ich przegapienia. Przypomnienia mogą być ustawiane na różne przedziały czasowe (np. 10 minut przed spotkaniem, dzień wcześniej), w zależności od preferencji użytkownika.

‍

6. Wysyłanie zaproszeń

Funkcja wysyłania zaproszeń na spotkania to prosty, ale niezwykle istotny element wspierający networking. Dzięki niej uczestnicy mogą:

• Wysyłać zaproszenia na spotkania biznesowe lub networkingowe: Użytkownicy mogą z łatwością zapraszać inne osoby do udziału w spotkaniach, zarówno indywidualnych, jak i grupowych. Zaproszenia mogą być spersonalizowane, co zwiększa szansę na ich akceptację.
• Akceptowanie lub odrzucanie zaproszeń: Odbiorcy zaproszeń mogą je łatwo zaakceptować lub odrzucić za pośrednictwem aplikacji, co pozwala na szybkie i efektywne zarządzanie harmonogramem spotkań.
• Śledzenie statusu zaproszeń: Aplikacja umożliwia śledzenie statusu wysłanych zaproszeń, co pomaga użytkownikom lepiej planować swój czas i dostosowywać swoje działania w zależności od otrzymanych odpowiedzi.

‍

Wsparcie w promocji wydarzenia

Promocja eventu jest kluczowa dla jego sukcesu, a dobra aplikacja eventowa powinna wspierać organizatorów w tym zakresie. Jednym z narzędzi, które może to umożliwić, jest generator grafik promocyjnych. 

‍

7. Generator grafik promocyjnych

Funkcja ta pozwala na tworzenie spersonalizowanych grafik do promowania wydarzenia w mediach społecznościowych i na stronach internetowych. Generator wykorzystuje zdjęcie i dane uczestnika, aby wygenerować grafikę w zaproponowanym przez organizatora szablonie. Organizator może przygotować kilka szablonów do wyboru oraz osobne szablony dla prelegentów (np. z hasłem “Występuję na evencie X”) i wystawców (np. z hasłem “Spotkajmy się w strefie Expo na X”).

‍

Personalizacja i opcja "white label"

Dobra aplikacja eventowa musi oferować szerokie możliwości personalizacji oraz opcję "white label". W dzisiejszym świecie branding odgrywa kluczową rolę w budowaniu wizerunku firmy, a wydarzenia są jednym z najważniejszych elementów tej strategii. Dlatego aplikacja eventowa, z której korzystają uczestnicy, powinna być nie tylko funkcjonalna, ale także w pełni dostosowana do marki organizatora.

‍

8. Możliwości personalizacji

Personalizacja w aplikacji eventowej to znacznie więcej niż tylko dodanie logo czy wybranie koloru przewodniego. Powinna ona umożliwiać:

• Dodawanie materiałów brandingowych: Organizatorzy powinni mieć możliwość umieszczania w aplikacji wszelkich elementów wizualnych związanych z ich marką, takich jak logo, banery, tła, a nawet animacje. Dzięki temu aplikacja staje się naturalnym przedłużeniem strony internetowej firmy czy innych materiałów promocyjnych, co wzmacnia spójność wizualną wydarzenia.
• Personalizacja kolorystyki i czcionek: Aplikacja powinna umożliwiać dostosowanie kolorów, czcionek oraz innych elementów UI (User Interface) tak, aby były one zgodne z identyfikacją wizualną organizatora. To detale, które mają ogromne znaczenie w postrzeganiu marki przez uczestników. Konsekwencja w użyciu kolorów i stylów graficznych buduje profesjonalny wizerunek i sprawia, że wydarzenie jest bardziej zapamiętywalne.
• Wybór funkcjonalności i zmiana ich nazw: Nie wszystkie wydarzenia są takie same, dlatego ważne jest, aby aplikacja eventowa pozwalała na wybór konkretnych funkcjonalności, które mają być aktywne. Ponadto, możliwość zmiany nazw tych funkcji na customowe (dostosowane do konkretnego wydarzenia lub marki) zwiększa intuicyjność obsługi aplikacji przez uczestników. Przykładowo, zamiast standardowego „Harmonogram”, można użyć nazwy „Agenda Konferencji XYZ”, co od razu wskazuje, że jest to część wydarzenia przygotowanego przez organizatora.

‍

9. Opcja "white label"

Opcja "white label" oznacza, że aplikacja może być dostarczona w formie całkowicie niezwiązanej z marką dostawcy technologii, a wszystkie elementy identyfikacyjne mogą być zastąpione brandingiem organizatora. Taka możliwość ma kilka kluczowych zalet:

• Wzmocnienie tożsamości marki: Dzięki pełnej kontroli nad wyglądem i brandingiem aplikacji, organizatorzy mogą prezentować się w sposób bardziej profesjonalny. Uczestnicy mają wrażenie, że korzystają z dedykowanego narzędzia stworzonego specjalnie na potrzeby danego wydarzenia.
• Zwiększenie zaufania uczestników: Gdy aplikacja jest w pełni spersonalizowana, uczestnicy mają większe zaufanie do jej funkcjonalności i bezpieczeństwa. Czują, że korzystają z narzędzia, które jest integralną częścią wydarzenia, a nie jedynie dodatkową aplikacją dostarczoną przez zewnętrznego dostawcę.
• Kreowanie unikalnego doświadczenia: Personalizacja i opcja "white label" pozwalają na stworzenie aplikacji, która jest niepowtarzalna i idealnie dopasowana do potrzeb danego wydarzenia. Uczestnicy mogą być mile zaskoczeni dbałością o detale, co przekłada się na ich ogólne doświadczenie związane z eventem.

Taka personalizacja nie tylko wzmacnia identyfikację wizualną wydarzenia, ale także sprawia, że uczestnicy czują się bardziej związani z marką, co z kolei może prowadzić do większego zaangażowania i lepszych wyników z samego wydarzenia. Aplikacja, która jest w pełni zintegrowana z brandingiem organizatora, staje się narzędziem nie tylko użytecznym, ale i efektywnym w budowaniu relacji z uczestnikami.

‍

10. Możliwość osadzania elementów własnych

Ważnym aspektem przy wyborze aplikacji eventowej jest jej elastyczność. Organizatorzy powinni mieć możliwość osadzania własnych, customowych elementów, takich jak:

• Ankiety i formularze zgłoszeniowe,
• Customowe strony www i landing page,
• Mapy obiektów z możliwością interaktywnej nawigacji,
• Materiały do pobrania, takie jak prezentacje czy broszury informacyjne.

Taka elastyczność pozwala na lepsze dostosowanie aplikacji do specyfiki danego wydarzenia, co zwiększa jej wartość dla organizatorów.

‍

Gridaly - aplikacja eventowa, która spełnia wszystkie wymagania

Dobra aplikacja eventowa to klucz do sukcesu każdego nowoczesnego wydarzenia. Powinna ona oferować funkcje, które nie tylko ułatwiają zarządzanie eventem, ale także aktywnie angażują uczestników, wspierają networking oraz wzmacniają branding organizatora. Aplikacja od Gridaly spełnia wszystkie te wymagania, dostarczając narzędzia, które podnoszą jakość wydarzenia i zapewniają jego pozytywny odbiór.

Gridaly oferuje wszechstronność, która sprawdzi się zarówno na kameralnych spotkaniach, jak i dużych kongresach. Dzięki szerokim możliwościom personalizacji i opcji "white label", aplikacja staje się integralną częścią marki organizatora, wzmacniając jego tożsamość i budując zaufanie uczestników. Ponadto, narzędzia wspierające networking, grywalizacja oraz generator grafik promocyjnych sprawiają, że uczestnicy są bardziej zaangażowani, a samo wydarzenie zyskuje na atrakcyjności.

Zespół Gridaly to doświadczeni profesjonaliści, którzy pomogą w dostosowaniu aplikacji do specyfiki Twojego wydarzenia. Dzięki elastycznej wycenie oraz wsparciu na każdym etapie, Gridaly zapewnia wysoką wartość inwestycji i gwarantuje sukces Twojego eventu.

Nie zwlekaj! Umów się na demo i przekonaj się, jak Gridaly może zrewolucjonizować Twoje wydarzenie.