Eventy online na dobre zagościły już w naszej codzienności. Mimo to wielu organizatorów wydarzeń i marketingowców ciągle staje przed dylematem i finalnie decyduje się na opcję stacjonarną. Z czego może to wynikać? Między innymi z tego, że nie są oni świadomi korzyści, które daje zorganizowanie wirtualnego wydarzenia. W tym artykule przedstawię 10 takich korzyści i postaram się przyjrzeć każdej z nich.

1. Eventy online są proste w organizacji

Do zorganizowania eventu online nie potrzeba wiele. Wystarczy tak naprawdę proste narzędzie lub, jeśli chcemy mieć szerokie możliwości personalizacji, nieco bardziej zaawansowana platforma eventowa all-in-one. Do przygotowania eventu w wybranym narzędziu lub na wybranej platformie nie potrzeba więcej niż jednej osoby. Przygotowanie przestrzeni eventowej często ogranicza się tak naprawdę do wybrania interesujących nas modułów, dodania programu i prelegentów oraz stworzenia landing page’a z modułem rejestracji uczestników. W bardziej zaawansowanych przypadkach możemy też spersonalizować nasze wydarzenie o własny branding i materiały graficzne.

Jeśli przygotowujemy się do nieco bardziej zaawansowanej realizacji np. z wykorzystaniem profesjonalnego studia realizacyjnego, będziemy oczywiście musieli skorzystać z pomocy specjalistów i zaangażować do procesu osoby techniczne. W porównaniu z wydarzeniem w formule stacjonarnej organizacja eventu online jest nadal jednak nieporównywalnie prostszym zadaniem.

2. Dostęp do eventów online jest łatwy

Aby wziąć udział w evencie stacjonarnym, uczestnicy muszą zazwyczaj okazać bilet wstępu lub imienne zaproszenie, albo muszą podać swoje imię i nazwisko osobie z obsługi wydarzenia, która sprawdzi je na liście gości i odnotuje pojawienie się zaproszonej osoby. Te czynności po pierwsze wymagają obecności fizycznej osoby, która zweryfikuje dane na bilecie lub zaproszeniu. Po drugie zaś zajmują one sporo czasu, ponieważ osoby z obsługi nie są w stanie w jednym momencie zrobić check-inu wszystkich gości.

W przypadku eventu online dostęp i wzięcie udziału w nim jest zdecydowanie łatwiejsze. Przede wszystkim, odbywa się on w sposób zautomatyzowany za pomocą logowania do konta lub dzięki unikatowemu tokenowi, który zostaje przypisany do danego uczestnika. Nie mamy więc potrzeby angażowania żadnych dodatkowych osób, które będą weryfikowały dane czy sprawdzały obecność, a całym procesem uzyskiwania dostępu do wydarzenia zarządza sam uczestnik. Co ważne, pełna automatyzacja procesu dostępowego do wydarzenia umożliwia też jednoczesne pojawienie się wszystkich uczestników w jednym momencie.

3. Organizacja eventu online to niższe koszty i łatwiejsza logistyka

Organizacje wydarzenia online jest po prostu tańsza. Odpadają nam wtedy koszty związane z wynajęciem przestrzeni oraz zaaranżowaniem jej. Niższe mogą być też koszty pozyskania prelegentów na wydarzenia, zwłaszcza kiedy występują oni łącząc się np. ze swoich domów. Nie musimy wtedy opłacać transportu, zakwaterowania w hotelu oraz wyżywienia.

4. Formuła online to większa elastyczność dla prelegentów

Organizując konferencję stacjonarną i zapraszając na nią prelegenta z innego kontynentu, organizator musi liczyć się z tym, że całe takie przedsięwzięcia blokuje kalendarz prelegenta na co najmniej kilka dni, a dodatkowo wiąże się z koniecznością posiadania wysokiego budżetu. W tym czasie prelegent najprawdopodobniej nie przyjmie innego stacjonarnego zlecenia i będzie po prostu niedostępny. Eventy online dają prelegentom bardzo dużą elastyczność w zakresie uczestnictwa w konferencjach, ponieważ mogą oni dołączyć do nich z dowolnego miejsca na świecie i nie wymaga to od nich poświęcenia aż tak dużej ilości czasu. Większa jest zatem szansa na pozyskanie prelegenta online, niż gdyby musiał się on stawić na wydarzeniu osobiście.

5. Event online łatwiej jest nagrać

Jeśli chcesz nagrać wystąpienia prelegentów i panele dyskusyjne podczas eventu stacjonarnego, potrzebujesz do tego odpowiedniego (i zazwyczaj drogiego) sprzętu oraz ekipy realizacyjnej, która go obsłuży. Na wydarzeniu online, podczas którego prelegenci łączą się online, nagranie transmisji sprowadza się tak naprawdę wyłącznie do naciśnięcia przycisku nagrywania, a potem nazwania pliku video z nagraniem i osadzeniu go w bezpiecznym miejscu.

6. Eventy online mają duży potencjał do reformatowania

Przygotowując swoje wydarzenia w formule online, często możesz skorzystać z gotowych szablonów, które zaproponują ważne dla Ciebie przestrzenie i funkcjonalności. Kiedy organizujesz każdy kolejny event online na tej samej platformie, możesz szybko zduplikować wiele elementów lub przenieść materiały użyte na pierwszym evencie do każdego kolejnego.

7. Wydarzenia online mają ogromny potencjał do budowania eksperckości

Jeśli zależy Ci na budowaniu eksperckości marki lub swojej własnej, nic nie pomoże Ci tego zrobić lepiej niż webinary. Jest to w szczególności ważne dla handlowców i osób zajmujących się sprzedażą. Kiedy jako handlowiec spotykasz się z potencjalnym klientem, a on od razu rozpoznaje Cię z Twojego webinaru, Wasza rozmowa ma zupełnie inny charakter, a Ty jesteś od razu na zwycięskiej pozycji.

8. Na evencie online uczestnicy chętniej dyskutują

Faktem jest, że chętniej zabieramy głos podczas dyskusji w świecie wirtualnym. Może to wynikać z większego poczucia anonimowości lub bezpieczeństwa albo też z tego, że zadając pytanie na czacie nie czujemy fizycznej obecności innych osób wokół. Wykorzystaj tę obserwację, jeśli zależy Ci na zorganizowaniu wydarzenia, na którym chcesz zaprosić uczestników do zadawania pytań i wchodzenia w interakcję z prelegentami i panelistami.

9. Eventy online to świetna okazja do generowania leadów

Konieczność rejestracji uczestnika na event online to najlepsza okazja dla organizatora na zbudowanie sobie bazy leadów. W zależności od tego, jakich informacji o leadach potrzebujesz, w formularzu rejestracyjnym na wydarzenia umieść np. pola związane z firmą i stanowiskiem danej osoby lub jej numerem telefonu. Takie dane pozwolą Ci w przyszłości lepiej segregować leady pod względem ich potencjału oraz ułatwią kontakt z nimi.

10. Event online daje możliwość analizy interakcji

Organizacja eventu wirtualnego daje nam kopalnię insightów na temat uczestników - tego, co im się podobało, jaką tematyką byli najbardziej zainteresowani, jakie treści najmocniej ich angażowały. To również mnóstwo danych na temat zachowań uczestników, np. tego, ile umówili podczas wydarzenia spotkań lub ile trwały ich rozmowy video. Zbieraj takie dane i dokładnie je analizuj, aby wyciągać z nich wnioski na przyszłość i tworzyć jeszcze lepsze i bardziej angażujące eventy.