Organizując wydarzenia niejednokrotnie zastanawiamy się, co można zrobić, aby okazało się ono sukcesem pod kątem liczby uczestników. Czy partycypanci będą zainteresowani naszą konferencją hybrydową? A może odwiedzą nas dopiero wtedy, gdy zorganizujemy huczną, spektakularną imprezę w stylu Wielkiego Gatsby’ego? Spokojnie, są łatwiejsze sposoby niż wynajmem ogromnej willi na Long Island i już opowiadamy, jakie.

Termin

Na początku trzeba się pochylić nad datą danego wydarzenia. Przykładowo organizacja eventu w okresie letnim może zadecydować o nieco mniejszej liczbie uczestników ze względu na to, że jest to sezon urlopowy. Z drugiej strony zaś może być to sporym ułatwieniem dla samego organizatora. Jeżeli pracownicy danej organizacji mają więcej czasu, aby zaangażować się w odpowiednie przygotowanie materiałów, to taki okres może okazać się strzałem w dziesiątkę. Jednakże, przede wszystkim dobierając sam termin, trzeba dobrze rozeznać się w naszej grupie docelowej.

Grupa docelowa

Czyli pytanie: “Kto jest głównym odbiorcą danego eventu?”. Dobre rozeznanie w tym temacie poniekąd rozwiązuje kwestię samego terminu, bo przecież organizując konferencję naukową dla uniwersytetów, nie wyznaczymy daty na połowę sierpnia ze względu na urlopy pracowników uczelni wyższych. Grupa docelowa musi być zatem dobrze zdefiniowana i odpowiednio nazwana.

Promocja

Jak dotrzeć do potencjalnych uczestników eventu? Pomogą nam w tym social media - własne i zewnętrzne - oraz kanały partnerskie. Media społecznościowe oferują szereg różnych formatów, którymi możemy organicznie docierać do naszych odbiorców (np. video, animacje, stories czy tiktoki i reelsy), a także narzędzia reklamowe, w których stworzymy płatne kampanie targetowane na konkretne grupy odbiorców. Dobrym pomysłem będzie działanie wielokanałowe czyli równoległa promocja eventu na kilku platformach jednocześnie.

Do wypromowania wydarzenia warto również zaangażować uczestników, partnerów i prelegentów. Możemy dla nich przygotować grafiki informujące o zamiarze wzięcia udziału w evencie, które opublikują w swoich mediach społecznościowych, a dla partnerów i prelegentów zrobić spersonalizowane wersje takich grafik z ich zdjęciami lub logotypami. Mówcy i partnerzy mogą też promować nasz event na swoich kanałach za pomocą własnoręcznie stworzonych kreacji, np. poprzez interaktywne stories.

Promując swój event, podejmuj tylko takie działania, na jakie pozwala Ci budżet. Jeśli nie chcesz wydawać pieniędzy na płatne kampanie w social mediach, spróbuj nawiązać współprace barterowe i zaoferuj przestrzeń do ekspozycji marki lub czas antenowy podczas wydarzenia. Taka promocja często może być o wiele bardziej skuteczna niż kampania, na którą wydamy tysiące złotych.

Merytoryka

Mimo że jest to kwestia dosyć oczywista, to nie wolno o niej zapominać. Temat danego wydarzenia powinien być dobrze skrojony i odpowiednio dobrany do grupy docelowej, jako że zwiększy to szanse na powrót uczestników w ewentualnych kolejnych edycjach. O ile naszym wydarzeniem nie jest webinar, który samodzielnie prowadzi sam organizator, to za kreacje przekazywanych treści odpowiadają prelegenci. Warto więc upewnić się, że przygotowane przez nich wystąpienia będą merytoryczne, wartościowe i angażujące dla uczestników naszego eventu.