Organizacja eventów to dla eventowca często nie lada wyzwanie, a pierwsza trudność pojawia się już na samym początku procesu przygotowań. Mowa oczywiście o wyborze odpowiedniego narzędzia lub platformy, które zaspokoi wszystkie nasze oczekiwania względem planowanego wydarzenia. Jeśli Ty również dopiero stajesz przed wyborem narzędzia lub platformy eventowej na swój event online, odpowiedz sobie na te 4 pytania, a odpowiedziami pokieruj się przy wyborze najlepiej dopasowanego rozwiązania technologicznego.

#1 Ile chcę zapłacić za organizację eventu?

To chyba najważniejsza kwestia podczas wyboru narzędzia do organizacji i zarządzania eventem. Przygotowanie wydarzenia mieści się tak naprawdę w 3 przedziałach cenowych - bezpłatnym, niskokosztowym i wysokokosztowym.

Bezpłatna organizacja to zazwyczaj bardzo prosta opcja w stylu transmisji na żywo na Youtube lub na Facebooku. Realnie nie kosztuje nas to nic, natomiast nie jest to opcja, którą w ogóle powinni rozważać profesjonalni organizatorzy wydarzeń.

Niski koszt (np. do 500 lub 1000 PLN) to kategoria głównie dla organizatorów indywidualnych, np. liderów opinii czy ekspertów, którzy prowadzą własną działalność i posiadają jakiś budżet. Zazwyczaj jednak nie jest to tak duży budżet jak w przypadku startupów, firm lub korporacji. Przeznaczenie niewielkiego budżetu na organizację wydarzenia pozwala wybrać organizatorom profesjonalne narzędzie lub platformę, która zapewni im podstawowe funkcjonalności. Ich podstawowy zakres zazwyczaj bywa dla takich osób zupełnie wystarczający.

Organizatorzy profesjonalnych eventów online i hybrydowych muszą się liczyć z wyższymi kosztami całego przedsięwzięcia. A jak wysokimi? To zależy, bo w jednym przypadku będzie to 5000 PLN, a w innym 50 000 PLN. Wyższy budżet zapewniony przez firmę pozwala na wybranie droższej technologii, np. platformy all-in-one, która jest w stanie zapewnić wyższą jakość eventu oraz lepsze doświadczenie dla osób uczestniczących w evencie.

#2 Czy potrzebuję dokładnych statystyk z mojego eventu?

Jeśli Twoja odpowiedź na to pytanie brzmi “nie”, rozważ zorganizowanie eventu na Facebooku, Youtube, Linkedinie lub własnej stronie www. W przypadku platform społecznościowych wystarczy stworzyć wydarzenie i skorzystać z narzędzia transmisyjnego oraz odtwarzacza. Na własnej stronie www również możesz osadzić zewnętrzny odtwarzacz, a do tego dodać moduł z czatem i własne materiały brandingowe.

Jeśli jednak chciałbyś otrzymać po wydarzeniu statystyki, które możesz przeanalizować i wykorzystać pod kątem ulepszania kolejnych eventów, koniecznie wybierz bardziej zaawansowaną technologię, np. platformę eventową all-in-one.

#3 Jak mają być realizowane rejestracje na event?

Wiemy już, jaki mamy budżet i czy potrzebujemy statystyk z wydarzenia. Teraz pora zastanowić się, jak mają być realizowane rejestracje i zapisy na nasz event.

Do zbierania zapisów najlepiej sprawdzi się landing page - możemy go stworzyć na własnej stronie www lub skorzystać z landing page’a oferowanego przez platformy eventowe. W przypadku landing page’a na własnej stronie www koniecznie zadbajmy o technologię z takim systemem zapisów, który pozwoli nam wygenerować plik XLS z listą zarejestrowanych osób. Taką listę będziemy potem musieli zaimportować do narzędzia lub platformy, na której zdecydujemy się zorganizować wydarzenie. Największą zaletą landing page’a na własnej www jest przede wszystkim jego nieograniczona możliwości customizacji. Jeśli zależy nam np. na skomplikowanym designie, animacjach lub niestandardowych formach prezentowania brandingu, zdecydujmy się właśnie na taki landing page.

Kiedy od customizacji ważniejsza jest dla Ciebie skuteczność i oszczędność czasu, lepszym i bardziej optymalnym rozwiązaniem będzie landing page oferowany przez platformę eventową (lub inną technologię zewnętrzną, na którą się zdecydujesz). Taki landing page jest zintegrowany z platformą i panelem administratora, a więc nie ma konieczności eksportu ani importu danych - osoby, które się zarejestrują, mogą od razu otrzymać dostęp do platformy wydarzenia. Chociaż możliwości customizacji będą mniejsze niż w przypadku LP osadzonego na własnej domenie, większość platform i narzędzi eventowych oferuje proste w obsłudze konfiguratory, które pozwalają stworzyć estetyczny i odpowiednio obrandowany landing page. Niektóre oferują też możliwość ingerowania w kod CSS lub HTML poszczególnych modułów, dając większe pole do popisu tym, którzy potrafią się poruszać w takich środowiskach.

Jeżeli nie przekonuje Cię opcja landing page’a i wolisz korzystać z prostszych narzędzi, dobrym rozwiązaniem może okazać się formularz rejestracyjny. Większość popularnych i niskobudżetowych narzędzi do organizacji eventów oferuje możliwość tworzenia własnych formularzy. Formularz zazwyczaj ma opcję skonfigurowania pól, które się w nim pojawią, oraz zaznaczenia, które są konieczne w celu dokonania rejestracji (np. możesz zażyczyć sobie, by Twoi uczestnicy podawali swoje numery telefonów). Będą tam dostępne też pola związane z akceptacją regulaminu wydarzenia oraz zgód marketingowych.

Organizując event online, możesz również zdecydować się na brak rejestracji i wolny dostęp dla każdego użytkownika. Taka opcja może okazać się dobra, jeśli zależy Ci na tym, by uczestnicy mogli w łatwy sposób pojawić się na wydarzeniu, a dane dotyczące uczestników są dla Ciebie drugorzędne. Wydarzenie bez rejestracji zorganizujesz na platformach społecznościowych, własnej stronie www i na niektórych platformach eventowych.

#4 Jakich funkcjonalności potrzebuję na evencie?

Przy wyborze narzędzia lub platformy do organizacji wydarzenia, kluczowe będzie odpowiedzenie sobie na pytanie, jakich funkcjonalności będziesz tam potrzebować.

Organizatorzy konferencji będą poszukiwali takich rozwiązań technologicznych, które umożliwią im tworzenie sesji z równoległymi transmisjami na żywo, sesji posterowych czy formularzy zgłaszania abstraktów. Pożądane mogą okazać się też sesje z możliwością rejestracji i limitami rejestracji oraz wielojęzyczność i możliwość osadzenia ścieżek dźwiękowych z tłumaczeniami symultanicznymi. Dla organizatorów targów ważne będą z kolei rozbudowane strefy Expo ze stoiskami partnerskimi, które dają możliwość customizacji i ekspozycji własnego brandingu, tworzenia szczegółowych kart produktowych, wizytówek lub dedykowanych formularzy (np. formularzy aplikacyjnych podczas targów pracy).

Niezależnie od rodzaju organizowanego wydarzenia, warto rozważać wybór takich platform, które oferują ciekawe funkcjonalności zwiększające zaangażowanie uczestników podczas eventu np. moduł grywalizacyjny, social wall, Speed Networking czy wskaźnik zaangażowania. Dobrym ruchem będą też funkcjonalności poeventowe czyli certyfikaty uczestnictwa czy np. możliwość pozostawienia platformy wydarzenia po jego zakończeniu i osadzenie tam materiałów (np. nagrań).

Checklista:

1. Ile chcę zapłacić za event?

   → 0 zł

   → do 1000 zł

   → więcej niż 1000 zł

2. Czy potrzebuję dokładnych statystyk z eventu?

3. Jak mają być prowadzone rejestracje na event?

   → landing page na własnej stronie www

   → landing page na platformie eventowej

   → formularz rejestracyjny

   → brak rejestracji

4. Jakich funkcjonalności potrzebuję na evencie?

   → konferencyjnych (sesje równoległe, sesje posterowe, sesje roundtable, zgłaszanie abstraktów, rejestracje na sesje, limity rejestracji, tłumaczenia symultaniczne, wielojęzyczność platformy)

   → targowych (strefa Expo, stoiska, własny branding, customizacja, karty produktowe, umawianie spotkań, wizytówki, formularze aplikacyjne)

   → zwiększających zaangażowanie uczestników (moduł grywalizacyjny, social wall, Speed Networking, wskaźnik zaangażowania)

   → po evencie (certyfikaty uczestnictwa, dostęp do platformy, osadzanie materiałów)