Konferencja stacjonarna? Hybrydowa? A może zdalna ze studia? Jeśli przygotowujemy się do zorganizowania konferencji, musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki typ wydarzenia chcemy zrealizować.

Jakie są typy konferencji i od czego zależy ich typ? Najważniejsze jest to, w jakim miejscu będą znajdować się uczestnicy oraz prelegenci.

Konferencja stacjonarna

Jest to najbardziej znany typ konferencji, w którym zarówno uczestnicy jak i prelegenci fizycznie znajdują się w jednym miejscu, np. na sali konferencyjnej. Organizator konferencji stacjonarnej może zadecydować o tym, aby podzielić się treściami wystąpień w sieci. Może to zrobić poprzez transmisję na żywo na popularnych serwisach streamingowych takich jak Facebook czy Youtube lub poprzez nagranie wystąpień prelegentów i podzielenie się nimi na swojej stronie www, w mediach społecznościowych lub specjalnie stworzonej platformie eventowej. W przypadku transmisji, oglądający stream zazwyczaj mogą tylko biernie przysłuchiwać się wystąpieniom i nie mają możliwości zadania pytań ani wzięcia udziału w sesji Q&A. Organizator może też podjąć decyzję o nieudostępnianiu materiałów z wydarzenia w sieci, a wtedy wszystko to, co wydarzyło się w sali konferencyjnej zostaje właśnie tam.

Konferencja stacjonarna z elementami hybrydy

Coraz bardziej popularny typ konferencji, w którym wszyscy uczestnicy pojawiają się stacjonarnie na wydarzeniu, natomiast część prelegentów przyjeżdża na miejsce eventu, a część łączy się zdalnie. Warto rozważyć to rozwiązanie, jeśli na naszą konferencję zapraszamy mówców z dalekiej części kraju lub z zagranicy i obawiamy się, że mogą mieć oni problem z dojechaniem do miejsca konferencji. Konferencja stacjonarna z elementami hybrydy to również świetna opcja dla tych prelegentów, którzy nie mogą się pojawić na evencie z powodów zdrowotnych. Pamiętaj, że konieczność połączenia zdalnego prelegentów będzie wymagała od Ciebie dodatkowych osób w zespole, które zadbają o techniczny przebieg tego procesu!

Konferencja hybrydowa

W tym wariancie organizator umożliwia uczestnictwo zdalne i stacjonarne zarówno prelegentom wydarzenia jak i jego uczestnikom. Aby konferencja była prawdziwie hybrydowa, uczestnictwo zdalne musi opierać się na podobnych zasadach jak stacjonarne. Dlatego właśnie niezbędne jest wybranie dobrej platformy eventowej, przez którą połączą się uczestnicy zdalni, oraz zapewnienie dodatkowych moderatorów, którzy będą animować nie tylko stacjonarnych uczestników, ale również online’ową społeczność naszego eventu. Z pewnością trzeba zadbać, by pytania uczestników zadane na czacie zostały przekazane prelegentom podczas sesji Q&A. Warto również przygotować angażujące aktywności takie jak ankiety, konkursy czy sesje speed networkingowe, które zostaną zorganizowane podczas przerw.

Konferencja zdalna ze studia

Podczas konferencji zdalnej realizowanej ze studia wymagana jest w nim stacjonarna obecność prelegentów i prowadzących, tymczasem wszyscy uczestnicy łączą się na wydarzeniu przez platformę eventową. Jako że w tym wariancie nie mamy stacjonarnej publiczności, musimy zatroszczyć się jedynie o online’owych moderatorów, którzy będą łącznikami między uczestnikami a mówcami w studiu. Wariantem konferencji zdalnej ze studio może być takie wydarzenie, na którym umożliwimy części prelegentów, aby połączyli się zdalnie ze studiem. Pamiętaj jednak, że taka decyzja nie może być podejmowana na ostatnią chwilę, ponieważ zdalne połączenie ze studiem wymaga przeprowadzenia specjalnych testów z mówcą.

Konferencja zdalna

Ostatni typ konferencji, gdzie zarówno uczestnicy jaki i prelegenci łączą się zdalnie, a w studiu znajduje się jedynie ekipa realizatorska, która czuwa nad technikaliami całej transmisji.