W dzisiejszych czasach organizacja wydarzeń wymaga nowoczesnych narzędzi, które nie tylko ułatwiają zarządzanie eventem, ale także zwiększają zaangażowanie uczestników. Aplikacja eventowa to jedno z takich rozwiązań, które staje się nieodłącznym elementem udanych imprez branżowych, konferencji czy festiwali. Wybór odpowiedniej aplikacji może jednak stanowić wyzwanie, biorąc pod uwagę mnogość dostępnych opcji i ich różnorodne funkcjonalności. W tym przewodniku przybliżymy, na co zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji eventowej, aby najlepiej odpowiadała ona na potrzeby Twojego wydarzenia.

‍

Czy aplikacja eventowa nada się na mój typ wydarzenia?

Pierwszym krokiem w wyborze aplikacji eventowej jest określenie, czy dana aplikacja jest odpowiednia dla rodzaju Twojego wydarzenia. W zależności od tego, czy organizujesz konferencję, targi, event networkingowy czy może imprezę firmową, Twoje potrzeby mogą się różnić. Warto zwrócić uwagę na:

• Skalę wydarzenia: Czy aplikacja obsłuży zarówno mniejsze, jak i większe wydarzenia? Czy posiada funkcje pozwalające na zarządzanie dużą liczbą uczestników?
• Charakter wydarzenia: Czy aplikacja oferuje funkcje dopasowane do specyfiki Twojego eventu, takie jak networking, mapy interaktywne czy streaming na żywo?

‍

Personalizacja jako kluczowy element aplikacji eventowej

Personalizacja to jedna z najważniejszych cech, jakie powinna posiadać dobra aplikacja eventowa. Możliwość dostosowania aplikacji do potrzeb organizatora oraz identyfikacji wizualnej marki znacząco wpływa na odbiór wydarzenia przez uczestników. Warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• White label: Czy aplikacja pozwala na pełną personalizację, łącznie z dodaniem logotypu, banerów, a także używaniem kolorystyki zgodnej z brandingiem Twojej firmy?
• Dostosowywanie funkcjonalności: Czy istnieje możliwość wyboru i modyfikacji dostępnych funkcji oraz nadawania im customowych nazw?

‍

Funkcjonalności zwiększające zaangażowanie uczestników

Zaangażowanie uczestników jest kluczowym elementem sukcesu każdego wydarzenia. Dobra aplikacja eventowa powinna oferować różnorodne funkcjonalności, które nie tylko ułatwią uczestnikom korzystanie z aplikacji, ale także przyciągną ich uwagę i zaangażują na dłużej. Oto, na co warto zwrócić uwagę:

• Ankiety, quizy, Q&A, social wall 
• Grywalizacja z zadaniami do wykonania, punktami przyznawanymi za ich wykonanie oraz rankingiem najbardziej aktywnych uczestników
• Event stories, czyli funkcjonalność 24-godzinnych relacji dobrze znana z platform społecznościowych

‍

Funkcjonalności informacyjne i nawigacyjne

Wielu uczestników ceni sobie łatwość nawigacji po wydarzeniu oraz szybki dostęp do najważniejszych informacji. Aplikacja eventowa powinna zatem zawierać funkcje ułatwiające nawigację i przekazywanie informacji, takie jak:

• Agenda z możliwością personalizacji przez uczestników oraz szybki dostęp do szczegółowych informacji o sesjach i prelegentach.
• Interaktywne mapy oraz dokładne instrukcje dotyczące dojazdu i lokalizacji różnych stref na wydarzeniu.
• Powiadomienia push, dzięki którym możesz na bieżąco informować uczestników o zmianach w agendzie, nadchodzących prelekcjach czy ważnych ogłoszeniach.

‍

Funkcjonalności networkingowe

Networking to jedna z najważniejszych wartości, jaką uczestnicy czerpią z wydarzeń. Dlatego warto zadbać o to, aby aplikacja eventowa oferowała rozbudowane funkcje networkingowe, które umożliwią uczestnikom nawiązywanie kontaktów i umawianie spotkań. Sprawdź, czy aplikacja oferuje:

• Lista uczestników z filtrowaniem, która daje możliwość sprawdzenia, kto weźmie udział w wydarzeniu
• Ustawianie dostępności na networking – funkcja ta pozwala stworzy sloty na spotkania, które inni uczestnicy mogą rezerwować w naszym kalendarzu.
• Wysyłanie zaproszeń i kalendarz spotkań, które pozwalają umówić się na networking jeszcze przed startem eventu oraz sprawnie zarządzać wszystkimi umówionymi spotkaniami
• Matchmaking czyli automatyczne dopasowywanie uczestników na podstawie ich zainteresowań oraz zachowań

‍

Możliwość osadzenia streamingu

Wraz z rosnącą popularnością wydarzeń hybrydowych, osadzanie streamingu staje się coraz ważniejszym elementem aplikacji eventowych. Możliwość nadawania transmisji na żywo bezpośrednio w aplikacji pozwala uczestnikom na śledzenie przebiegu wydarzenia z dowolnego miejsca, niezależnie od tego, czy są fizycznie obecni na evencie (i na przykład korzystają z przerwy kawowej), czy uczestniczą w nim zdalnie (bo przykładowo mogli przyjść tylko na jeden dzień konferencji). Takie natywne osadzenie streamingu w aplikacji zapewnia płynne doświadczenie, bez konieczności przełączania się pomiędzy różnymi platformami. Oprócz osadzenia natywnych transmisji, warto również zwrócić uwagę na integrację aplikacji z popularnymi narzędziami do streamingu, takimi jak Vimeo czy YouTube.

‍

Możliwość osadzenia własnych/customowych elementów

Każde wydarzenie ma swoją specyfikę i unikalne wymagania, dlatego warto, aby aplikacja eventowa umożliwiała osadzanie własnych, customowych elementów. Mogą to być dedykowane moduły, landing page, specjalnie przygotowane treści czy interaktywne narzędzia, które odzwierciedlają charakter Twojego eventu. Taka personalizacja pozwala wyróżnić się na tle innych wydarzeń, tworząc spersonalizowane doświadczenie, które lepiej odpowiada na potrzeby Twojej publiczności. Ponadto, customowe elementy mogą wzmacniać branding organizatora, sprawiając, że aplikacja staje się integralną częścią całego wydarzenia.

‍

Intuicyjny i prosty w obsłudze interfejs użytkownika

Nie wystarczy, że aplikacja eventowa będzie bogata w funkcjonalności – musi być także intuicyjna i prosta w obsłudze. Uczestnicy wydarzenia powinni bez problemów znaleźć wszystkie potrzebne informacje i funkcje, niezależnie od poziomu zaawansowania technicznego. Aplikacja powinna być dostępna na różnych urządzeniach, takich jak smartfony i tablety, co zapewnia wygodę i dostępność dla wszystkich uczestników. Wygodny, czytelny interfejs użytkownika to klucz do pozytywnego doświadczenia użytkownika, które wpływa na ogólną ocenę wydarzenia i chęć korzystania z aplikacji w przyszłości.

‍

Wsparcie oferowane przez dostawcę aplikacji

Wybierając aplikację eventową, nie zapomnij o wsparciu technicznym oferowanym przez dostawcę. Ważne aspekty, na które warto zwrócić uwagę, to:

• Czas reakcji: Jak szybko dostawca odpowiada na zgłoszenia?
• Dostępność helpdesku: Czy dostawca przygotował samouczki w formie video lub artykułów, które pomogą organizatorom samodzielnie przygotować i skonfigurować aplikację?
• Szkolenia: Czy dostawca oferuje szkolenia dla organizatorów, aby maksymalnie wykorzystać możliwości aplikacji?

‍

Ochrona danych osobowych i zgodność z RODO

Ochrona danych osobowych uczestników to jeden z najważniejszych aspektów, na które powinien zwrócić uwagę każdy organizator wydarzenia. Wybierając aplikację eventową, warto upewnić się, że dostawca przestrzega przepisów RODO, które regulują sposób zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych. Zadbaj o to, aby aplikacja posiadała przejrzystą politykę prywatności oraz odpowiednie mechanizmy zabezpieczające dane przed nieuprawnionym dostępem. Bezpieczeństwo danych jest nie tylko kwestią prawną, ale także buduje zaufanie uczestników do organizatora i całego wydarzenia.

‍

Modele rozliczeń za aplikację eventową

Koszty związane z korzystaniem z aplikacji eventowej mogą się różnić w zależności od dostawcy. Zwróć uwagę na dostępne modele rozliczeń, takie jak:

• Subskrypcje: Miesięczne lub roczne abonamenty, które pozwalają na korzystanie z aplikacji w zależności od liczby uczestników lub funkcji.
• Jednorazowe opłaty: Opcja dla organizatorów, którzy wolą zapłacić raz za dostęp do aplikacji na czas trwania jednego wydarzenia.
• Koszty dodatkowych funkcji: Upewnij się, że wiesz, za jakie funkcje musisz dodatkowo zapłacić i czy wartość, jaką wnoszą, jest warta poniesionych kosztów.
• ‍

Opinie użytkowników i organizatorów

Opinie innych użytkowników oraz organizatorów, którzy wcześniej korzystali z danej aplikacji eventowej, to cenne źródło informacji, które może pomóc w podjęciu decyzji. Recenzje i case studies pozwalają zobaczyć, jak aplikacja sprawdza się w praktyce, jakie były jej mocne strony, a gdzie pojawiły się wyzwania. Dzięki temu możesz ocenić, czy aplikacja spełnia oczekiwania i czy sprawdzi się również na Twoim wydarzeniu. Szukając opinii, zwróć uwagę na te, które dotyczą wydarzeń o podobnej skali i charakterze, co pomoże lepiej ocenić potencjalną wartość aplikacji.

‍

Dlaczego aplikacja eventowa od Gridaly to najlepszy wybór?

Wybierając aplikację eventową, warto postawić na rozwiązanie, które spełnia wszystkie kluczowe kryteria omówione w tym artykule. Gridaly to aplikacja, która sprawdzi się przy każdym typie wydarzenia, niezależnie od jego skali i charakteru. Posiada rozbudowane funkcjonalności informacyjne, networkingowe oraz angażujące, co zapewnia pełne wsparcie uczestników na każdym etapie eventu. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownika, aplikacja jest prosta w obsłudze zarówno dla uczestników, co znacznie zwiększa komfort korzystania.

Gridaly pozwala na osadzanie transmisji zarówno natywnych, jak i zewnętrznych, takich jak Vimeo i YouTube, co umożliwia płynne prowadzenie wydarzeń hybrydowych. Aplikacja oferuje również możliwość dodawania własnych, customowych elementów, co pozwala na pełne dostosowanie jej do indywidualnych potrzeb i charakterystyki wydarzenia. Co więcej, Gridaly jest w pełni zgodna z przepisami RODO, zapewniając bezpieczeństwo danych osobowych uczestników.

Łatwość implementacji to kolejna zaleta Gridaly – aplikacja jest prosta do zaimplementowania, a dedykowany opiekun wspiera organizatora w jej konfiguracji i dostosowaniu do konkretnego eventu. Dodatkowo, dostępne materiały helpdeskowe pozwalają krok po kroku skonfigurować wszystkie potrzebne funkcje. Gridaly oferuje elastyczną wycenę, dostosowaną do możliwości organizatora, co sprawia, że inwestycja w aplikację jest opłacalna i przynosi wysoki zwrot z inwestycji (ROI), podnosząc jednocześnie jakość wydarzenia i budując pozytywny wizerunek organizatora.

Zespół Gridaly ma bogate doświadczenie w dostarczaniu aplikacji eventowych, co sprawia, że doskonale rozumieją potrzeby organizatorów i wiedzą, jak sprawić, by uczestnicy chętnie pobierali i korzystali z aplikacji.

Nie czekaj – umów się na demo i zobacz, jak Gridaly może podnieść standard Twojego wydarzenia!