Sukces konferencji online (jak i wielu innych rodzajów wirtualnych wydarzeń) w dużej mierze zależy od zaproszonych gości i wartościowych treści, które są dostarczane uczestnikom. Organizatorzy zapominają jednak, że eventy online rządzą się nieco innymi prawami niż stacjonarne i nie przywiązują dużej uwagi do odpowiedniego rozplanowania przerw. Dlaczego przerwy są tak ważne, szczególnie podczas eventów organizowanych w sieci?

Po co nam przerwy?

Podczas stacjonarnego eventu między segmentami tematycznymi, modułami lub wystąpieniami najczęściej przewidziane są przerwy, które mają służyć przemieszczeniu się z jednej przestrzeni do drugiej. To właśnie wtedy uczestnicy mogą też skorzystać z toalety, uciąć krótką pogawędkę z inną osobą lub napić się wody. Wykonanie jakiejś czynności czy ruch pozwolą skutecznie “odświeżyć” głowę, przez co uczestnik będzie w stanie powtórnie skupić się podczas następnego segmentu. Co więcej, nawet jeśli konferencja zakłada długie wykłady lub panele, prowadzący i mówcy mają bezpośredni kontakt z publicznością, dzięki czemu mogą zobaczyć, kiedy ta jest już zmęczona i traci uważność - ludzie zaczynają się wtedy kręcić, sprawiają wrażenie bardziej nerwowych. Jest to dla prowadzących wyraźny sygnał, aby ogłosić krótką przerwę i wrócić do części merytorycznej po jej zakończeniu.

Pomijanie przerw w agendzie to błąd

Podczas eventów online częstą praktyką jest niestety pomijanie przerw w agendzie i umieszczanie wystąpień jedno po drugim. Organizatorzy najpewniej uważają, że uczestniczy łącząc się z domów jako widzowie, bez kamer i mikrofonów, nie mają potrzeby przemieszczenia się, a skorzystać z toalety lub napić się wody mogą w dowolnym momencie trwania wydarzenia. To duży błąd, bo sprowadza event online wyłącznie do prawie-anonimowego dołączenia do transmisji i wylogowania się tuż po jej zakończeniu. Organizator niejako sam wręcz odbiera uczestnikowi możliwość pełnego zaangażowania się w wydarzenie. Nie pomaga tutaj też fakt, że prowadzący i mówcy nie widzą widowni i ich reakcji, więc nie mają możliwości zareagować ogłoszeniem przerwy. Prowadzi to do tego, że często przypominają sobie o niej dość późno albo w ogóle o niej zapominają.

Dobre rozplanowanie przerw na wydarzeniu online

Jak więc rozplanować przerwy na wydarzeniu online tak, by utrzymać maksymalne skupienie i zaangażowanie uczestników, jednocześnie ich nie zamęczając? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo wiele tak naprawdę zależy od rodzaju eventu i jego tematyki. Na pewno trzeba jednak zapamiętać, że im dłuższe wydarzenie, tym więcej przerw powinno mieć i tym dłuższe powinny one być. Jeśli organizujemy 2-godzinny webinar, spokojnie możemy zaplanować jedną 10-minutową przerwę między pierwszą a drugą godziną transmisji. Jeśli nasze wydarzenie trwa od 8 do 18, przerw powinno być zdecydowanie więcej i oprócz tych krótkich powinniśmy również przewidzieć dłuższe przerwy kawowe oraz minimum jedną godzinną przerwę na lunch lub obiad.

Zanim zaczniemy planować przerwy, odpowiedzmy sobie na pytanie, jak długo potrafimy wytrzymać w jednej pozycji przy komputerze. Czy będzie to 30 czy 45 minut? A może pełna godzina? Spróbujmy też przewidzieć, kiedy nadejdzie moment, gdy zrobimy się głodni, zakładając, że zjedliśmy posiłek 30 minut przed startem eventu. Czy będzie to po 2,5 godziny czy bardziej po 4? Pomyślenie o wydarzeniu z perspektywy uczestnika, który ma spędzić kilka godzin przed ekranem monitora, pozwoli nam bardziej empatycznie spojrzeć na jego potrzeby i zrozumieć, że odpowiednio zaplanowane przerwy będą konieczne, aby dotrwał do końca.

I najważniejsze. Planując przerwy, nie traktuj ich jak przykrej konieczności, a raczej jak szansę na to, aby dostarczyć uczestnikom ciekawe doświadczenia i jeszcze bardziej zaangażować w wydarzenie. Przecież 20-minutowe przerwy kawowe czy godzinne przerwy obiadowe nie muszą być w całości poświęcone na robienie kawy i spożywanie posiłków! Wykorzystaj je, aby dać uczestnikom przestrzeń do networkingu i poznawania nowych ludzi na platformie eventu (np. w module speed networkingowym Gridaly, który łączy ludzi na kilkuminutowe rozmowy bazując na ich zainteresowaniach).

Jak więc powinno wyglądać wydarzenie z odpowiednio zaplanowanymi przerwami? Spójrzmy na przykłady poniżej.

9:00-10:30 blok tematyczny 1
10:30-11:00 przerwa kawowa
11:00-12:30 blok tematyczny 2
12:30-13:30 przerwa lunchowa
13:30-15:00 blok tematyczny 3
15:00-15:30 przerwa kawowa
15:30-17:00 blok tematyczny 4

Agenda wydarzenia zakłada 4 bloki merytoryczne po 90 minut, między którymi odbędą się dwie 30 minutowe przerwy i jedna godzinna przerwa lunchowa. Choć bloki tematyczne są dość długie, to analogicznie długie są również przerwy, co pozwoli uczestnikom odpocząć od monitora i zregenerować siły przed kolejnymi blokami.

9:30-10:00 wystąpienie 1
10:00-10:05 przerwa
10:05-10:35 wystąpienie 2
10:35-10:40 przerwa
10:40-11:10 wystąpienie 3
11:10-11:25 przerwa kawowa
11:25-11:55 wystąpienie 4
11:55-12:00 przerwa
12:00-12:30 wystąpienie 5
12:30-12:35 przerwa
12:35-13:05 wystąpienie 6

Agenda eventu zakłada sześć 30-minutowych wystąpień poprzeplatanych 5-minutowymi przerwami i jedną 15-minutową przerwą kawową. Choć wystąpień jest więcej niż na pierwszym wydarzeniu, są one o wiele krótsze, dlatego przerwy między wystąpieniami również również są krótsze. Agenda nie zakłada dłuższej przerwy lunchowej lub obiadowej, ponieważ całe wydarzenia trwa mniej niż 4 godziny.

Dobre praktyki podczas eventu

Skoro wiemy już, jak dobrze rozplanować przerwy podczas eventu online, to warto wspomnieć kilka słów o tym, jak podejść do nich od strony organizacyjnej. Przede wszystkim zawsze informujmy uczestników o przerwach po zakończeniu danego modułu lub wystąpienia. Dobrym pomysłem jest również zapowiedzenie przerwy na początku wystąpienia, tak by widownia mogła odpowiednio rozplanować swój czas. Jeśli na naszym evencie przewidziana jest przerwa na scenie głównej, przygotujmy specjalne plansze, które przypomną o czasie jej trwania i będą wyraźnym znakiem np. dla spóźnialskich, że transmisja będzie jeszcze kontynuowana. Jeśli przewidujemy przerwy podczas sesji warsztatowych, na których uczestnicy łączą się z dźwiękiem i obrazem z kamery, poprośmy ich, aby na czas przerwy je wyłączyli lub całkowicie opuścili sesję.