Call for speakers – jak zbudować skuteczny nabór mówców na event?

Call for speakers to jedno z pierwszych narzędzi, po które sięgają organizatorzy konferencji – i jedno z najbardziej przecenianych. Skuteczny nabór prelegentów rzadko opiera się wyłącznie na formularzu zgłoszeniowym. Konferencje liczące 100 i więcej prelegentów prowadzą równolegle kilka kanałów pozyskiwania, a sam call for speakers bywa odpowiedzialny za mniej niż połowę ostatecznego line-upu.

Jeśli zastanawiasz się, jak pozyskać prelegentów na konferencję w sposób, który daje efekty rok po roku, ten artykuł rozkłada cały proces na części pierwsze.

Call for speakers to otwarty nabór zgłoszeń od osób chcących wystąpić na konferencji. Organizator publikuje formularz z kryteriami, potencjalni prelegenci przesyłają propozycje tematów, a zespół, często wspierany przez Radę Programową, selekcjonuje najlepsze zgłoszenia i zaprasza wybranych do udziału.

‍

Czy call for speakers wystarczy, żeby zbudować dobry program?

Krótka odpowiedź: nie, zwłaszcza gdy zależy Ci na wysokiej merytoryce.

Call for speakers dobrze sprawdza się jako narzędzie budowania skali – trafia do szerokiego grona chętnych, generuje dużą liczbę zgłoszeń i jest stosunkowo łatwy w obsłudze. Problem polega na tym, że osoby z najbardziej wyspecjalizowaną wiedzą najczęściej same z siebie nie zgłaszają się do takich naborów. Wolą wykonywać swoją pracę, niż o niej opowiadać – jak zwięźle ujął to jeden z praktyków prowadzących konferencję dla senior designerów i liderów produktowych.

Konferencje skupione na seniorach i ekspertach wysokiego szczebla odkrywają z czasem, że call for speakers przynosi głównie zgłoszenia od osób nastawionych na budowanie marki osobistej – niekoniecznie od tych, którzy mają najbardziej wartościową wiedzę. To nie jest wada formatu. Tak po prostu działa ten mechanizm.

Warto zatem myśleć o call for speakers jako o jednym z kilku kanałów, a nie jako o fundamencie programu.

‍

Jakie kanały pozyskiwania prelegentów działają najlepiej?

Praktyka dużych konferencji wskazuje na cztery główne źródła.

Bezpośredni outreach – najbardziej czasochłonny, ale dający najlepsze wyniki jakościowe. Organizatorzy przeglądają profile na LinkedIn, obserwują inne konferencje, śledzą branżowe publikacje i aktywnie piszą do osób, które warto zaprosić. W LinkedIn Sales Navigator można precyzyjnie filtrować według firmy, stanowiska, a nawet konkretnych hashtagów, takich jak „speaker” czy „community manager”. Skuteczność takiego bezpośredniego kontaktu jest wyższa, niż mogłoby się wydawać – szczególnie w przypadku dużych organizacji, gdzie tysiące pracowników chcą dzielić się wiedzą, jeśli ktoś ich o to zapyta.

Sieć kontaktów i polecenia – w tym rola Rady Programowej, o której więcej piszę poniżej. Polecenia od sprawdzonych osób skracają czas weryfikacji i redukują ryzyko nieudanych wystąpień.

Obserwacja innych eventów – regularne uczestnictwo w konferencjach z pokrewnych branż, w Polsce i za granicą, pozwala wychwycić prelegentów, którzy mogliby wnieść wartość do Twojego wydarzenia. Niektóre organizacje utrzymują nawet nieformalne partnerstwa z konferencjami z innych krajów, wymieniając się rekomendacjami sprawdzonych nazwisk.

Call for speakers – uzupełnia pozostałe kanały, szczególnie przy większych wydarzeniach, w których trzeba pozyskać odpowiednio dużo zgłoszeń, aby obsadzić kilkadziesiąt lub kilkaset slotów.

‍

Jak zorganizować call for speakers krok po kroku?

Dobrze zaprojektowany nabór ma jasny harmonogram i odpowiednią strukturę.

Przy konferencji odbywającej się w maju pierwsze nieformalne zaproszenia do kluczowych prelegentów wychodzą już w październiku i listopadzie – na siedem lub osiem miesięcy przed wydarzeniem. Równolegle Rada Programowa pracuje nad listą życzeń: tematów i nazwisk, które warto pozyskać.

Formalny call for speakers uruchamia się zazwyczaj w połowie grudnia. Nabór dzieli się na dwa etapy, każdy trwający około miesiąca, po których następują dwa tygodnie na decyzje kwalifikacyjne. Dzięki temu na dwa miesiące przed konferencją 70–80% programu jest już potwierdzone.

Pozostałe 20% to zwykle prelegenci z dużych organizacji korporacyjnych, w których wewnętrzny proces akceptacji jest długi, oraz ci, którzy z obiektywnych powodów, takich jak premiera produktu czy intensywny projekt, mogą dostarczyć materiały dopiero później.

Jeden ważny szczegół dotyczący tematów: w przypadku konferencji poświęconych dynamicznie zmieniającym się branżom, takim jak AI, nowe narzędzia czy zmiany rynkowe, warto czasem potwierdzić prelegenta wcześniej, a temat doprecyzować bliżej daty. Dzięki temu ogłoszony temat będzie aktualny w momencie, gdy uczestnicy podejmują decyzję o udziale.

‍

Czym jest Rada Programowa i po co ją mieć?

Rada Programowa to grupa ekspertów z branży, którzy opiniują zgłoszenia i nadają merytoryczny kierunek konferencji. Nie są organizatorami – to praktycy z konkretnych specjalizacji, zaproszeni do współpracy przy ocenie tematów i prelegentów.

W praktyce Rada spełnia dwie kluczowe funkcje. Po pierwsze, ocenia każde zgłoszenie w call for speakers – wystawia rekomendacje, ocenia propozycje i wskazuje, które tematy są zbyt ogólne, zbyt słabe lub po prostu nieaktualne. Po drugie, wnosi własną sieć kontaktów, dzięki której można dotrzeć do prelegentów, do których inaczej trudno się przebić.

Przy konferencji z kilkuset zgłoszeniami Rada liczy kilkadziesiąt osób podzielonych na grupy odpowiadające ścieżkom tematycznym – po 3–5 recenzentów na ścieżkę. Praca odbywa się asynchronicznie, na przykład na kanałach na Slacku lub w dedykowanych panelach recenzenckich w systemie do zarządzania zgłoszeniami.

Jeden z organizatorów po wprowadzeniu Rady Programowej odnotował rekordową średnią ocenę merytoryczną konferencji. W porównaniu z okresem sprzed jej powołania różnica była wyraźna.

‍

Jak oceniać zgłoszenia i kogo wpisywać na białą lub czarną listę?

Skuteczna selekcja wymaga jasnych kryteriów i konsekwencji w ich stosowaniu.

Jedna ze sprawdzonych zasad to „wszystko albo nic”: do programu wchodzą wyłącznie wystąpienia, co do których Rada nie ma żadnych wątpliwości. Przy 300 zgłoszeniach i 25 dostępnych slotach organizatorzy wolą zapełnić z call for speakers tylko 70% miejsc, niż wpuścić na scenę kogoś, kto nie spełnia standardów jakości.

Oceny uczestników po konferencji to drugie ważne źródło danych. Przy zwrocie ankietowym na poziomie 25% próbkowanie jest wystarczające, żeby wyciągać rzetelne wnioski. Prelegenci z pierwszych dwóch pozycji w rankingu ocen to naturalny materiał na zaproszenie w kolejnym roku.

Białą listę buduje się aktywnie przez cały rok: poprzez zrzuty ekranu interesujących postów na LinkedIn, wymianę rekomendacji z zaprzyjaźnionymi konferencjami z innych krajów czy obserwację, kto sprawdził się na zbliżonym wydarzeniu w Niemczech lub Czechach.

Czarna lista to z kolei przypadki bardzo słabych wystąpień oraz sytuacje, gdy prelegent odwołał udział w ostatniej chwili bez uzasadnienia. Nie oznacza to dożywotniego zakazu, ale przy kolejnym zgłoszeniu od takiej osoby każdy szczegół propozycji podlega znacznie dokładniejszej weryfikacji.

Przy konferencjach mocno merytorycznych warto też wprowadzić rotację. Jeśli ktoś nie jest najsłabszym, ale też nie jest najlepszym prelegentem roku, przerwa i zaproszenie go za dwa lata może działać lepiej dla jakości programu niż coroczny udział.

‍

Keynote speakerzy: jak ich zapraszać i co pokrywać?

Topowi prelegenci – headlinerzy, których nazwiska napędzają sprzedaż biletów – rządzą się innymi prawami niż reszta programu.

Standardem jest pokrycie kosztów przelotu i noclegu. Przy prelegentach z zagranicy, zwłaszcza z odległych rynków, argument w postaci atrakcyjności miasta, np. Krakowa jako miejsca na city break z rodziną, bywa równie skuteczny jak honorarium. Jeden z organizatorów opisywał, jak prelegenci zostawali tydzień po konferencji i że zdarzało mu się przypadkowo spotkać ich w kinie na premierze filmowej.

Kwestia fee jest negocjowalna i zależy od specyfiki prelegenta. Część reprezentantów dużych korporacji w ogóle nie może przyjąć wynagrodzenia poza zwrotem kosztów podróży – i to jest informacja, którą dostaje się już w pierwszym mailu. Warto rozmawiać wprost, nie traktować tematu pieniędzy jako tabu i do każdego prelegenta podchodzić indywidualnie.

Prelegenci sponsorscy – kiedy tak, kiedy nie?

Możliwość „wykupienia” slotu dla prelegenta sponsora jest standardem na wielu konferencjach. Ważne jest jednak, jak ta opcja jest zaprojektowana.

Minimalne wymaganie to oznaczenie takich wystąpień w agendzie i całej komunikacji jako wykładów sponsorowanych, żeby uczestnicy wiedzieli, na co się decydują. Dobrą praktyką jest też przepuszczenie propozycji przez Radę Programową, nawet jeśli slot jest płatny. To chroni jakość programu i reputację wydarzenia.

Bywa, że firmy zgłaszają prelegentów sponsorskich, którzy i tak byliby zaproszeni ze względu na swoją wiedzę – i taka sytuacja nie stanowi problemu. Problem pojawia się, gdy sponsor i konferencja są merytorycznie niedopasowani. Jeden z organizatorów przyznał, że przez siedem lat organizowania wydarzeń zdarzyła mu się tylko jedna taka wpadka. Mimo to warto umieć powiedzieć „to nie jest konferencja dla was”, zanim podpiszesz umowę.

‍

FAQ

Kiedy warto zrezygnować z call for speakers?

Gdy konferencja stawia na bardzo wysoką specjalizację i seniorski poziom merytoryczny. Osoby z wyspecjalizowaną wiedzą rzadko zgłaszają się samodzielnie – trzeba do nich dotrzeć bezpośrednio. Call for speakers sprawdza się lepiej przy szerokich tematycznie eventach z dużą liczbą slotów.

Ile miesięcy przed konferencją zacząć nabór prelegentów?

Outreach do kluczowych prelegentów warto zacząć 7–8 miesięcy wcześniej. Formalny call for speakers można otworzyć około 5–6 miesięcy przed datą konferencji. Dwa miesiące przed wydarzeniem program powinien być potwierdzony w 70–80%.

Jak zbudować Radę Programową od zera?

Zaproś kilku ekspertów z branży, którym zależy na jakości wydarzeń w Twojej dziedzinie. Podziel ich według ścieżek tematycznych konferencji, po 3–5 osób na ścieżkę. Ustal jasny zakres ich zaangażowania: ocenę zgłoszeń i rekomendowanie prelegentów. Praca asynchroniczna, np. na Slacku, sprawdza się lepiej niż stałe spotkania.

Czy warto opłacać prelegentów za wystąpienie?

To zależy od prelegenta i kontekstu. Keynote speakerzy lub osoby zapraszane z zagranicy oczekują przynajmniej pokrycia kosztów podróży i noclegu. Część reprezentantów dużych firm nie może przyjąć honorarium. Zawsze warto zapytać wprost – to nie jest temat tabu.

Jak mierzyć jakość prelegentów po konferencji?

Zbieraj oceny uczestników bezpośrednio po każdym wystąpieniu – najlepiej przez aplikację konferencyjną z kodem QR wyświetlanym na końcu sesji. Skala 1–5 pozwala porównywać wyniki rok do roku i konfrontować przewidywania Rady Programowej z faktyczną oceną uczestników.

Jak pozyskać prelegentów z dużych firm?

LinkedIn Sales Navigator z filtrowaniem po firmie, stanowisku i hashtagach, np. „speaker”, to skuteczna metoda. Wiele osób z dużych organizacji chętnie dzieli się wiedzą, jeśli ktoś ich o to zapyta. Część z nich ma wewnętrzne działy wspierające przygotowanie do wystąpień publicznych, co dla organizatora oznacza mniej pracy koordynacyjnej i wyższy poziom prezentacji na scenie.

‍