Skuteczny proces RSVP dzięki modułowi Gridaly

Dzięki wykorzystaniu modułu RSVP organizatorzy zyskali pełną kontrolę nad listą gości. System umożliwił wysyłkę spersonalizowanych zaproszeń na wydarzenia towarzyszące IMPACT 2025, a uczestnicy mogli jednym kliknięciem potwierdzić lub odrzucić udział. Automatyzacja tego procesu pozwoliła na bieżące monitorowanie frekwencji i precyzyjne zarządzanie listami gości w czasie rzeczywistym.

‍

Szybki check-in ponad 6500 uczestników

Kluczem do sprawnego przyjęcia tysięcy gości była technologia check-in od Gridaly, która znacząco skróciła czas oczekiwania i usprawniła pracę recepcji. Każdy uczestnik, który zarejestrował się lub kupił bilet, otrzymywał wcześniej drogą mailową unikalny kod QR. Po przybyciu na miejsce wystarczyło okazać kod w recepcji do zeskanowania. System natychmiast odnotowywał obecność, co wyeliminowało konieczność ręcznego wyszukiwania nazwisk na papierowych listach, zapobiegało pomyłkom oraz uniemożliwiało dwukrotne wejście na ten sam kod. Organizatorzy w każdej chwili wiedzieli też, ile osób jest już na terenie wydarzenia.

‍

Personalizowane identyfikatory drukowane w kilka sekund

Zamiast przygotowywać tysiące gotowych identyfikatorów przed wydarzeniem, co często generuje chaos i błędy, postawiono na pełną integrację technologii z drukarkami etykiet Brother. Tuż po zeskanowaniu kodu QR uczestnika system automatycznie przesyłał sygnał do drukarki, która w kilka sekund drukowała spersonalizowaną naklejkę z imieniem i nazwiskiem. Obsługa sprawnie naklejała ją na gotowy identyfikator i wręczała gościowi. Takie rozwiązanie oszczędzało czas (cały proces od skanu do wręczenia identyfikatora trwał zaledwie chwilę), eliminowało błędy (brak ręcznego podpisywania oznaczał estetyczny i profesjonalny wygląd bez pomyłek w nazwiskach) oraz budowało wizerunek (nowoczesna technologia druku na miejscu podkreśliła innowacyjny charakter konferencji IMPACT).

‍

Sprawne zarządzanie side eventami dzięki systemowi Gridaly

IMPACT to nie tylko konferencja główna, ale także szereg wydarzeń towarzyszących, takich jak impreza wieczorna, bieg czy obiad dla wybranych uczestników. Dzięki Gridaly organizatorzy mogli precyzyjnie zarządzać obecnością gości na poszczególnych aktywnościach. Uczestnicy byli przypisani do wydarzeń zgodnie ze swoim zapisem, a check-in na miejscu umożliwiał szybkie i bezbłędne potwierdzanie ich obecności.

‍

Chcesz sprawnie obsłużyć tysiące uczestników i wyeliminować kolejki podczas rejestracji?

Umów się na rozmowę i sprawdź, jak Gridaly może usprawnić check-in i zarządzanie uczestnikami na Twoim wydarzeniu!