I w sumie nic w tym dziwnego, bo wirtualne spotkania i wydarzenia dopiero niedawno zagościły w naszej codzienności, a ich pojawienie się było przecież skutkiem lockdownu, konieczności zachowania społecznego dystansu i przejścia w tryb pracy zdalnej. Jako że wszystkie te zmiany wydarzyły się nagle, nie było tak naprawdę czasu, aby stworzyć listę zasad obowiązujących podczas spotkań online. Każdy po prostu improwizował, a nie pomagał w tym fakt, że najczęściej siedząc na wygodnej kanapie w domu. I to właśnie dla wszystkich tych osób stworzyliśmy ten artykuł, w którym postaramy się przedstawić dobre praktyki związane z uczestnictwem w wirtualnych wydarzeniach.

Przed dołączeniem do wydarzenia

Strój

Pierwszą kwestią wartą rozważenia przed dołączeniem do wydarzenia jest odpowiedni ubiór. Na pewno każdy słyszał już opowieści o znajomych lub współpracownikach, którzy nie zakładają spodni podczas wideorozmów, wszak dla reszty zespołu widoczni są tylko od klatki piersiowej w górę. Te historie mogą bawić, ale zwracają uwagę na to, jak wiele osób nie do końca poważnie traktuje uczestnictwo w wirtualnych wydarzeniach. No bo czy wyobrażamy sobie pójść na wydarzenie stacjonarne w samej bieliźnie? Oczywiście, że nie, dlatego w przypadku eventu online również załóżmy kompletny strój. Jeśli jesteśmy zwykłymi uczestnikami, wystarczą ubrania, w których czujemy się wygodnie, a jeśli planujemy udostępniać obraz ze swojej kamery lub jesteśmy mówcą lub prowadzącym, zadbajmy dodatkowo o schludność i czystość naszej stylizacji oraz o odpowiednie uczesanie. Formalność stroju powinna zależeć od charakteru wydarzenia, tak więc jest ono bardziej oficjalne, tym bardziej eleganckie ubrania powinniśmy założyć. Co do makijażu uczestnicy mają dużą dowolność - jedni stosują mocny make-up, inni delikatny, a jeszcze inni nie noszą go wcale. Pamiętajmy, że bez względu na liczbę produktów kosmetycznych, które zastosujemy, powinniśmy po prostu wyglądać schludnie. Ostatnią kwestią dotyczącą stroju jest obuwie, które w przypadku uczestnictwa w evencie online przy biurku czy z kanapy w salonie możemy całkowicie pominąć. W końcu na co dzień nie chodzimy po domu w butach, więc zakładanie ich tylko na czas eventu również nie jest wymagane.

Miejsce, z którego się łączymy

Nie bez znaczenia jest miejsce, z którego planujemy dołączyć do wydarzenia. Pierwszą rzeczą, na którą powinniśmy zwrócić uwagę, jest dobre połączenie z internetem. Połączmy się z komputera stacjonarnego, który ma wpięty kabel Ethernet, lub wybierzmy miejsce, gdzie docierający z routera sygnał wifi jest wystarczająco silny. Jeśli występujemy na wydarzeniu w charakterze mówcy lub mamy zamiar pokazywać się na kamerze, pomyślmy też o odpowiednim oświetleniu. Najlepiej, gdy nie jest go ani za dużo (promienie słoneczne od strony okna potrafią skutecznie zaciemnić naszą twarz), ani za mało (obraz z kamery będzie słabo widoczny). Postarajmy się również wybrać neutralne tło za sobą np. jednokolorową ścianę lub półkę z książkami. Jeśli nie mamy takiej możliwości, rozważmy opcję rozmycia tła lub wybierzmy customowe tło. W tym drugim przypadku kierujmy się zdrowym rozsądkiem i wybierzmy odpowiednie tło jak np. biuro czy mieszkanie, a nie plażę czy kosmiczną galaktykę.

Dołączanie do wydarzenia

W momencie dołączania do wydarzenia powinniśmy pamiętać o trzech rzeczach: o punktualności, włączonej kamerze i przywitaniu się z innymi uczestnikami. Tak jak w przypadku stacjonarnego wydarzenia, odpowiednio wczesne pojawienie się na evencie online jest bardzo ważną kwestią, a spóźnianie się może być odbierane jako brak szacunku do innych uczestników i organizatorów. Warto więc pojawić się nawet kilka minut przed rozpoczęciem eventu, bo jak wiadomo technologia lubi płatać figle i może się okazać, że napotkamy problemy techniczne, które opóźnią nasze dołączenie. Włączona kamera to również oznaka szacunku dla współuczestników - na wydarzeniu stacjonarnym ciężko byłoby się ukryć przed ich wzrokiem, dlatego też nie powinniśmy tego robić łącząc się online (jeśli jesteśmy tylko uczestnikami na dużym wydarzeniu, gdzie nie ma opcji udostępniania obrazu z kamery, możemy śmiało pominąć ten punkt). No i ostatnia sprawa, czyli powitanie. Dołączając do wydarzenia, zawsze warto przywitać się z innymi uczestnikami. W zupełności wystarczy zwykłe “Cześć” czy ‘Dzień dobry” na czacie, ale jeśli mamy taką możliwość, możemy też włączyć mikrofon i pozdrowić współuczestników na głos.

W trakcie wydarzenia

Podczas trwania wydarzenia są dwie rzeczy, na które powinniśmy zwrócić szczególną uwagę. Pierwsza z nich to wyciszanie mikrofonu, kiedy akurat nie zabieramy głosu. Mikrofony często zbierają szumy i hałasy z otoczenia, które są słyszalne przez mówców. Czasem docierają do nich też dźwięki naszego nieświadomego kasłania czy chrząkania, które mogą dodatkowo ich rozpraszać. Druga sprawa to zabieranie głosu podczas dyskusji. Jeśli dobrze znamy współuczestników i jest ich niewielu, możemy po prostu wyczuć moment i wtedy zabrać głos. W każdych innych okolicznościach najlepiej sprawdzi się jednak gest podniesienia dłoni - fizyczny lub “wirtualny”, poprzez naciśnięcie odpowiedniego przycisku.

Pod koniec wydarzenia

Wydarzenie zmierza ku końcowi, przychodzi pora, by się pożegnać i rozłączyć. Jeśli uczestniczyliśmy w wydarzeniu jako uczestnicy bez włączonych kamer, w zupełności wystarczy napisanie “Cześć” lub “Do widzenia” na ogólnym czacie eventu. Jeśli natomiast łączyliśmy się w mniejszej grupie i każdy był widoczny na kamerze lub jeśli występowaliśmy w charakterze prelegenta, w dobrym tonie będzie pożegnać się na głos, najlepiej z włączoną kamerą.