Świat byłby idealny, gdyby po wymyśleniu koncepcji na event w naszych rękach od razu pojawiała się lista uczestników chętnych do wzięcia w nim udziału. Niestety rzeczywistość wygląda zgoła inaczej, bo pozyskanie uczestników i promocja eventu to często jeden z najtrudniejszych aspektów jego organizacji. Wymagają one odpowiednich działań marketingowych, a co za tym często idzie sporego nakładu środków finansowych. Jednakże są też sposoby, aby przyciągnięcie szerszej publiczności na nasze wydarzenie nie wiązało się z ogromnym wydatkiem. Jakie? Sprawdźmy to!

Promocja organiczna

Są to wszystkie działania, które mamy “od ręki”, czyli które wykorzystują zasoby danej firmy lub organizacji.

Strona www

Żyjemy w XXI wieku, w którym większość biznesów posiada swoją domenę internetową. Grzechem byłoby zatem tego nie wykorzystać i nie zareklamować eventu na swojej stronie. Jest to również o tyle dobre rozwiązanie, że trafi ona wprost do odpowiedniej grupy ludzi, a więc takich, których docelowo interesują promowane przez nas treści. Wykorzystajmy to zatem i załączmy na stronie informację o evencie. Można to zrobić w formie grafiki, baneru lub linku, który będzie odsyłał użytkownika do landing page’a z rejestracją bądź też bezpośrednio do eventu.

Social media

Jest to temat bardzo szeroki, ponieważ możemy nasze wydarzenie promować zarówno na profilach firmowych, jak i osobistych. Reklamę naszego wydarzenia możemy zrobić na Facebooku, Linkedinie, Instagramie, Twitterze a nawet TikToku, a każda z platform oferuje różne formaty. Na TikToku i Instagramie możemy stworzyć krótkie rolki promocyjne, w których sami wystąpimy, bądź też stworzyć ciekawą animację dotycząca eventu. Z kolei Twitter, Linkedin czy Facebook lepiej sprawdzą się w kreacjach opisowych, gdzie możemy więcej opowiedzieć o wydarzeniu.

Maile

To jakże prozaiczne narzędzie codziennego użytku może również okazać się niezawodne podczas promocji eventu. Można tutaj wykorzystać tradycyjne sposoby, takie jak wysyłka poczty elektronicznej do wybranej liczby uczestników. Możemy również skorzystać z nowych technologii, jakimi są specjalne narzędzia do e-mail marketingu, które wysyłają nam schludnie przygotowany mailing do wybranej grupy docelowej. Prawie każde z tych narzędzi oferuje darmowy pakiet, pozwalający na wysyłanie określonej liczby maili do konkretnej liczby osób z bazy. Tego typu narzędzia zawierają również dane o statystykach, pokazujące np. wskaźnik otwieralności maila. Alternatywną opcją jest również bezpośrednia wysyłka zaproszeń do osobistej bazy kontaktów z konta prywatnego lub służbowego. Sprawi to, że takie zaproszenie będzie odbierane jako bardziej osobiste, jednakże trzeba zaznaczyć, że przy tej formie nie mamy informacji o tym, czy ktoś je odczyta.

Kontakt telefoniczny

Najbardziej czasochłonny, ale również najbardziej skuteczny sposób zaproszenia potencjalnego uczestnika. Wyjście z inicjatywą i skontaktowanie się z kimś telefonicznie sprawia, że druga osoba czuje większe zobowiązanie do wzięcia udziału w danym wydarzeniu. No i nie oszukujmy się - gdy przedstawiciel danej firmy specjalnie do nas dzwoni, żeby zaprosić nas na swój event, jest to po prostu miłe i ciężko takie zaproszenie odrzucić.

Płatne

Social media

No i znowu one - aczkolwiek tym razem w formie skutecznie zaplanowanych i stargetowanych kampanii, które dają nam pewność, że dotrzemy do odpowiednich uczestników. Opcji do wyboru jest tutaj bardzo dużo, ponieważ praktycznie każdy portal społecznościowy zapewnia taką możliwość. Przy niewielkim budżecie najlepszą opcją jest wybór formatów ukierunkowanych na generowanie ruchu na landing page’u lub na konwersję, która w tym wypadku będzie wypełnieniem formularza rejestracyjnego.

Mailingi z branżowych stowarzyszeń

Nasza baza mailingowa jest nieco “za szczupła” i nie zapewni nam odpowiedniej ilości uczestników? To nic, jako że z pomocą przychodzą mailingi branżowe, a więc wykorzystanie czyichś baz mailingowych. Jeżeli przykładowo, nasza konferencja jest konferencją medyczną, to naszych uczestników możemy pozyskać, zgłaszając się do wybranego dostawcy baz mailingowych z tej dziedziny z prośbą o rozesłanie przygotowanej przez nas notki o wydarzeniu.

Liderzy opinii i eksperci branżowi

W obecnym świecie liderzy opinii są bardzo ważni pod względem tego, jak duży wpływ wywierają chociażby na nasze decyzje zakupowe. Przy organizacji eventu online lub hybrydowego warto pomyśleć o tym, czy do jego promocji nie zaangażować lidera opinii lub branżowego ekspertach nawet o niewielkich zasięgach (3-5 tys. followersów). Nomen omen to właśnie takie osoby mają największy wskaźnik zaangażowania wśród swoich obserwatorów, jak również postrzegane są za bardziej wiarygodne.

Remarketing

Oprócz wymienionych powyżej płatnych kampanii w social mediach, możemy też uwzględnić remarketing w Google Ads. O co chodzi? Remarketing to sposób na dotarcie do osób, które już wcześniej natknęły się na aktywność naszej firmy (na przykład poprzez odwiedzenie strony internetowej). Google Ads to z kolei narzędzie reklamowe, które często wykorzystuje się w ramach remarketingu. Dobrze zadziała tutaj kampania GDN-owa z wykorzystaniem baneru, która skierowana do tychże odbiorców będzie formą zaproszenia ich na nasze wydarzenie.

Checklista

Promocja organiczna:

✔️Strona www

✔️Social media

✔️Maile

✔️Kontakt telefoniczny

Płatne:

✔️Social media

✔️Mailingi z branżowych stowarzyszeń

✔️Influencerzy i eksperci branżowi

✔️Remarketing