E-mail marketing to popularna forma reklamy, która zazwyczaj kojarzy nam się z newsletterami lub mailami z kodami rabatowymi na zakupy. Czy mailing może okazać się przydatny, kiedy organizujemy eventy online lub hybrydowe? Jak najbardziej! Jak więc stworzyć mailing, który skutecznie zwiększy liczbę rejestracji na event? Kluczowe będzie stworzenie treści, która zachęci do zainteresowania się wydarzeniem, oraz wybranie odpowiedniej technologii, która pozwoli nam kontrolować proces komunikacji do naszych odbiorców.

Mailing, newsletter, komunikacja przed eventem…

Przed rozpoczęciem tworzenia mailingu z zaproszeniem na event hybrydowy lub online musimy zrozumieć, że będzie on trochę różnił się od newslettera i wzmianki w newsletterze czy też od komunikacji przedeventowej z zarejestrowanymi osobami. Newsletter, jako rodzaj cyklicznie wysyłanego mailingu, który służy nam do podtrzymywania stałej komunikacji z klientami, jest oczywiście dobrym miejscem na informację o naszym evencie. Pamiętajmy jednak, że w newsletterze zazwyczaj znajduje się sporo treści - aktualności, linki do nowych publikacji czy informacje o innych wydarzeniach. Nie liczmy więc na to, że każdy odbiorca newslettera zada sobie ten trud, by przeczytać go od A do Z i znaleźć wzmiankę o organizowanym przez nas evencie.

Warto też zauważyć różnicę między mailingiem wysyłanym do swojej (lub też nie) bazy mailingowej, a komunikacją mailingową prowadzoną z osobami, które już zarejestrowały się na wydarzenie. Komunikacja z zarejestrowanymi odbywa się już zazwyczaj przez narzędzie lub platformę eventową, na której organizujemy nasze eventy hybrydowe czy też online. Jej celem nie jest zachęcenie do wzięcia udziału w wydarzeniu, a raczej przedstawienie informacji o programie, prelegentach i atrakcjach, wyjaśnienie kwestii technicznych związanych w braniem udziału w przedsięwzięciu czy też po prostu przypomnienie o nim.

W tym artykule skupimy się przede wszystkim na mailingach, które nie są newsletterami i które kierujemy do osób niezarejestrowanych na wydarzenie. Dobrze przygotowany i dobrze rozplanowany mailing to większa szansa, że na Twoim evencie online lub hybrydowym pojawi się o wiele więcej uczestników.

Po pierwsze - odpowiednia treść

Aby przekonać odbiorcę do rejestracji na wydarzenie, musisz najpierw zachęcić go do otwarcia, a potem przeczytania treści Twojego mailingu. O poziomie otwieralności mailingu (tzw. Open Rate) decyduje przede wszystkim tytuł oraz nazwa nadawcy. Tytuł musi być chwytliwy i intrygujący, a przede wszystkim dopasowany do Twojej grupy odbiorców. Nie ma jednego przepisu na idealny tytuł. Raz sprawdzi się zdecydowane call-to-action z zaproszeniem do rejestracji, innym razem trzeba będzie wywołać u odbiorcy jakieś emocje, a jeszcze innym dobrze zadziała ciekawostka lub dana liczbowa. Podobnie, nie istnieje jedna właściwa praktyka w kontekście nazwy nadawcy mailingu. Na pewno jednak, jeśli wysyłamy go z ramienia firmy, warto rozważyć opcję “uczłowieczenia” przekazu i wysłania go jako konkretna osoba, a nie jako firma. W końcu chętniej otworzymy maila od realnej osoby (a tym bardziej, jeśli ją znamy lub kojarzymy!), aniżeli od korporacji lub firmy (która pewnie w dodatku wygenerowała go rękami bliżej nieokreślonej osoby z działu marketingu).

Kiedy ustalimy już odpowiedni nazwę dla nadawcy oraz tytuł mailingu, pora skoncentrować się na jego treści. Dobry content ma decydujące znaczenie, gdy staramy się zachęcić odbiorcę do rejestracji na nasz event hybrydowy lub online. Z reguły odbiorcy lubią, kiedy mogą utożsamić się z jakąś treścią, np. z konkretną wiedzą z ich dziedziny czy specjalizacji lub odniesieniami do ich własnych doświadczeń. Postarajmy się zidentyfikować potrzeby naszych odbiorców i odpowiedzieć na nie w treści mailingu, a następnie sprytnie połączmy to z zaproszeniem na nasze wydarzenie. Dobrym przykładem będą tutaj webinary, podczas których my lub zaproszeni przez nas goście będziemy dzielić się z widzami konkretną wiedzą i know-howem. W treści mailingu z zaproszeniem na webinar podzielmy się z odbiorcami częścią wiedzy, którą zaprezentujemy podczas webinaru, a po więcej zaprośmy na wydarzenie. Nie musimy od razu dzielić się całą wiedzą - czasem wystarczy dać nawet kilka porad lub wskazówek. Dzięki temu udaje nam się zwrócić uwagę odbiorcy i rozbudzić w nim apetyt na więcej.

Po drugie - dobra technologia

Dobry content to jedno, ale na niewiele się przyda, jeśli nie będzie miał wsparcia odpowiedniej technologii. Przy mailingach i kampaniach mailowych odpowiednia technologia jest absolutnie niezbędna. Narzędzia do automatyzacji e-mail marketingu pozwalają nam tworzyć i edytować bazy odbiorców, wysyłać różne treści do różnych grup w ramach naszych baz oraz monitorować efektywność naszych mailingów. Mamy możliwość zobaczyć, jaki procent odbiorców otworzył mailing (Open Rate), lub jaki procent kliknął w link przekierowujący do rejestracji na wydarzenie (Click-Through Rate / CTR). Możemy również wysłać kolejny mailing i skierować go np. tylko do tych osób, które w ogóle nie otworzyły poprzedniego.

Jako dobry Open Rate mailingu zazwyczaj uznaje się wartości między 20 a 30% (oczywiście nie jest to reguła). Jeśli Twój mailing miał niższy OR, zastanów się, co mogło być tego przyczyną i spróbuj poprawić wynik kolejnego mailingu. Być może został wysłany o nieodpowiedniej porze lub miał mało angażujący tytuł?

Checklista:

1. Sprawdź, jaka forma sprawdzi się dla Ciebie najlepiej - mailing, newsletter czy kampania mailingowa

2. Ustal, kto będzie nadawcą mailingu

3. Wymyśl chwytliwy i angażujący tytuł

4. Stwórz treść, która zainteresuje odbiorców i wpleć w nią zaproszenie na event

5. Monitoruj wyniki swoich kampanii mailowych i optymalizuj je