Wpadliśmy na super pomysł eventu online. Wiemy, jaki ma być jego temat i kiedy mniej więcej chcemy go zorganizować, ale nie mamy pojęcia, od czego zacząć. Spokojnie, to się zdarza i jest na to bardzo proste rozwiązanie. Po prostu usiądźmy, zróbmy sobie dobrą kawę i zabierzmy się za przygotowanie briefu, który pomoże nam uporządkować najistotniejsze kwestie związane z wydarzeniem.

Typ wydarzenia

Pierwszym i być może najważniejszym krokiem powinno być ustalenie, czym w ogóle ma być nasz event. Zastanówmy się więc, do jakiego typu wydarzenia przyporządkować nasz pomysł. Czy będzie to konferencja naukowa z wystąpieniami specjalistów z danej dziedziny oraz panelami dyskusyjnymi? Czy raczej targi z wirtualną przestrzenią Expo, stoiskami wystawców i miejscem do networkingu? A może będzie to wydarzenie integracyjne dla naszej firmy, której pracownicy pracują zdalnie rozsiani po całej Europie? Takie nazwanie rodzaju wydarzenia na samym początku pomoże ustrukturyzować i uprościć naszą dalszą pracę.

Lokalizacja

Chociaż może się wydawać, że przy wydarzeniach online lokalizacja nie ma znaczenia, to jest to myślenie błędne. Nawet eventy online wymagają uwzględnienia aspektów logistycznych, chociażby takich jak miejsce wystąpień prelegentów, którym może być zarówno ich dom, jak i studio realizacyjne. W tym drugim wypadku trzeba odpowiednio dobrać lokalizację studia, która powinna być jak najbardziej optymalna dla wszystkich mówców.

Liczba prelegentów

Jest to bardzo ważny czynnik, ponieważ decyduje on o długości trwania oraz wspomnianej powyżej formie całego wydarzenia. Jeżeli przemawiają tylko dwie osoby, to można zorganizować coś na kształt webinaru. Natomiast przy wystąpieniach dwudziestu specjalistów w danej dziedzinie wydarzenie robi się bardziej rozbudowane i może się nawet rozciągnąć na kilka dni. W przypadku wydarzeń online i hybrydowych ma to również duże znaczenie dla naszego usługodawcy transmisji, jako że musi on wtedy zaplanować czas na wszelkie przygotowania. Również formy wystąpień są bardzo istotne. Jeżeli chcemy, aby na naszym evencie online pojawiły się panele dyskusyjne, które wymagają większej koordynacji ekipy realizacyjnej, należy to zawrzeć w briefie.

Liczba uczestników

Kolejną kwestią jest to, jak duże będzie nasze wydarzenie. Zdawać by się mogło, że przy wydarzeniach całkowicie online nie ma to aż takiego znaczenia, jednakże w praktyce jest to bardzo istotny czynnik. Przy organizacji wydarzenia, gdzie przewidziane jest np. na 5000 uczestników, narzędzie do transmisji online musi zostać uprzednio odpowiednio przygotowane. Z liczbą uczestników idą w parze również bardziej przyziemne kwestie takie jak budżet eventu oraz liczba osób zaangażowanych we wsparcie techniczne.

Generowanie leadów

Jeżeli chcemy, aby nasze wydarzenie dostarczyło nam dane nowych potencjalnych klientów, musimy zachęcić ich do podzielenia się nimi. Tutaj znaczenie ma zatem odpowiednie przemyślenie koncepcji na landing page, który jako strona rejestracji stanowi pierwszą przestrzeń kontaktu z wydarzeniem. Jeżeli zostanie odpowiednio przygotowany, to uczestnicy chętniej wymienią się z nami swoimi danymi w zamian za rejestrację na nasz event.

Dostępność platformy i nagrań

Ostatnimi aspektami, które warto rozpisać w briefie, są realizacja oraz nagrania. Możemy zrobić zarówno płatną rejestrację z ograniczonym dostępem dla potencjalnych uczestników, jak i bezpłatnie streamować nasze wydarzenie na ogólnodostępną platformę. Zastanówmy się też nad tym, czy chcemy, aby całe wydarzenie było nagrywane. Jeżeli tak, to trzeba zadbać o odpowiednią przestrzeń na nagrania, do której nieobecni uczestnicy będą mogli wrócić w dowolnym momencie.

Checklista:

✔️ Przyporządkuj Twój event online do konkretnego typu wydarzenia

✔️ Ustal lokalizację przemówień prelegentów

✔️ Oszacuj liczbę uczestników

✔️ Przygotuj dobry landing page

✔️ Określ formę rejestracji