Każdy mówca dobrze wie, jak ważna podczas wystąpienia na wydarzeniu online jest prezentacja. Jej treść służy prelegentowi jako przewodnik, wskazując tematy, które powinny zostać poruszone w następnej kolejności, z kolei dla widzów jest punktem odniesienia w stosunku do tego, co w danym momencie przekazuje mówca. Treść prezentacji to jednak tylko połowa sukcesu, bo co nam po niej, gdy slajdy wyglądają nieczytelnie lub co gorsza źle się wyświetlają w transmisji na żywo.

Czy istnieje jeden gotowy przepis na idealną prezentację? Raczej nie. Trzeba przecież wziąć pod uwagę fakt, że różne platformy i narzędzia mogą mieć różne wymagania co do jej poszczególnych aspektów. Organizatorzy wydarzenia powinni więc zadbać o to, aby każdy prelegent został poinformowany o wymaganiach technicznych, jakie powinna spełniać prezentacja na danym wydarzeniu. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której w przeddzień wystąpienia naprędce wprowadza się w pliku z prezentacją zmiany (a te potrafią czasami nieźle namieszać!).

Format (proporcje rozdzielczości)

Najpopularniejszym i najczęściej rekomendowanym formatem prezentacji jest format szerokoekranowy (16:9). Jeśli zalecenia organizatora nie wskazują inaczej, jeszcze przed stworzeniem i uzupełnieniem slajdów ustawmy ich proporcje rozdzielczości na tę właśnie wartość. Format 16:9 będzie najlepiej dostosowany do wyświetlania na ekranach laptopów i monitorów i w przeciwieństwie do domyślnego 4:3 pozwoli uniknąć powstania charakterystycznych czarnych pasków (tzw. kaszetów) po bokach prezentacji w oknie transmisji.

Szablon

Głównym kryterium, którym powinniśmy kierować się przy wyborze szablonu, jest jego przejrzystość i estetyczność. Do prezentacji podczas eventu online najlepiej sprawdzą się szablony minimalistyczne z ograniczoną liczbą elementów graficznych, które nie będą odwracały uwagi widzów od prezentowanej treści. Szablony z pstrokatymi, wielokolorowymi tłami zdecydowanie zostawmy sobie na inną, mniej oficjalną okazję. Wybierzmy też szablon z dużym kontrastem pomiędzy tłem i czcionką (np. białe tło i czarna czcionka), co pozwoli zapewnić odpowiednią czytelność treści.

Czcionka (font)

Decydując się na konkretny szablon prezentacji, postawmy na czytelną czcionkę, którą nasi widzowie będą w stanie odczytać na małych ekranach i przy niskiej jakości transmisji (spowodowanej np. słabym połączeniem internetowym). Najlepiej sprawdzą się czcionki bezszeryfowe, które nie posiadają ozdobników na zakończeniach liter. Choć często są mniej eleganckie niż czcionki szeryfowe, w przypadku prezentacji online powinniśmy się kierować czytelnością, a nie estetyką.

Kiedy wybraliśmy już nasz font, powinniśmy umiejętnie korzystać ze wszystkich jego atrybutów - koloru, grubości, rozmiaru, wyróżnienia etc. Na początku tworzenia prezentacji powinniśmy ustalić minimalny rozmiar używanej czcionki (np. 24), poniżej którego nie będziemy schodzić (chyba że w przypadku przypisów, jeśli konieczne jest ich zamieszczenie). Musimy przecież mieć świadomość, że wielu uczestników wydarzeń online loguje się z urządzeń mobilnych, które mają zdecydowanie mniejsze ekrany niż na przykład laptopy. Co więcej, coraz popularniejsze stają się wydarzenia hybrydowe, podczas których wyświetlana prezentacja będzie oglądana również przez stacjonarną widownię. W takim wypadku treści muszą być dobrze widoczne dla osób, które siedzą w dalszych rzędach. Jeśli chodzi zaś o inne parametry czcionki, nie bójmy się ich używać i z nimi eksperymentować. Zastosujmy inną grubość dla tytułów, a inną dla treści. Kolorem lub wyróżnieniem (np. pogrubieniem lub podkreśleniem) wyeksponujmy słowa kluczowe lub najważniejsze informacje. Róbmy to oczywiście z głową, starając się zachować spójność oraz umiar w stosowanych kolorach, grubościach i rozmiarach.

Multimedia

Jeśli chcemy urozmaicić naszą prezentację elementami graficznymi, możemy dodać do niej pliki multimedialne np. zdjęcia, grafiki, gify, animacje czy filmy. Wybierając multimedia, przede wszystkim zwróćmy uwagę, by pliki były w dobrej jakości, co pozwoli uniknąć rozpikselowania podczas transmisji. Postarajmy się też nie przesadzić z ilością zdjęć i filmów, ponieważ ich nadmiar może skutecznie odwrócić uwagę widzów od treści prezentacji.

Animowane przejścia

Każdy mówca powinien odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wykorzystanie animowanych przejść w jego lub jej prezentacji jest naprawdę konieczne. Być może prezentacja ma minimalistyczny szablon i nie posiada żadnych multimediów i w takim wypadku animowane przejścia między slajdami pozwoliłyby ją urozmaicić. W przeciwnym razie zastanówmy się, czy duża ilość graficznych elementów i różnorodność stosowanej czcionki w połączeniu z animacjami nie spowoduje bałaganu, a efekciarstwo nie weźmie góry nad czytelnością. Jeśli zdecydujemy się na wykorzystanie animowanych przejść, po pierwsze upewnijmy się, że ich poprawne wyświetlanie będzie zapewnione przez narzędzie do transmisji live. Niektóre narzędzia obsługują tylko proste przejścia, inne z kolei nie obsługują ich w ogóle. Po drugie, postarajmy się wybrać proste, spójne animacje, które nie będą odwracać uwagi widzów od prezentowanej treści.

Spójność

To bardzo ważna kwestia, o której często zapominają prezentujący, a która przekłada się zarówno na czytelność, jak i estetykę finalnej prezentacji. Zadbajmy o spójność na każdym poziomie - szablonu, czcionki, animowanych przejść czy też rozmiarów grafik.

Długość

Idealna długość prezentacji to taka, która jest dostosowana do czasu wystąpienia i która wyczerpuje temat, ale jednocześnie nie męczy i nie zanudza widza. Trudno podać konkretną liczbę slajdów, ponieważ w jednym przypadku będzie to 10, a w innym 30. Pamiętajmy, że nie wszystko musi się znaleźć na slajdach, ponieważ część rzeczy możemy (a nawet powinniśmy) opowiedzieć. Jeśli jednak bardzo zależy nam na tym, by prezentacja miała dużo treści i multimediów, warto zastanowić się nad stworzeniem dwóch jej wersji - skróconej do zaprezentowania podczas transmisji oraz pełnej, która może zostać udostępniona uczestnikom wydarzenia po wystąpieniu.

Waga

Im plik z prezentacją waży mniej, tym lepiej, zwłaszcza dla organizatora i zespołu realizującego transmisję live, którzy takich plików dostają co najmniej kilka. Kiedy mamy już gotową prezentację, zawsze sprawdźmy jej wagę i w miarę możliwości postarajmy się ją obniżyć (np. usuwając zbędne elementy multimedialne lub nieznacznie zmniejszając ich jakość). Najlepiej, jeśli plik z prezentacją dałoby się przesłać jako załącznik mailowy. Jeśli jednak jest to niemożliwe, postarajmy się, aby waga pliku była bliższa 200 MB aniżeli 2 GB.

Format (rozszerzenie pliku)

Ostateczny plik z prezentacją powinien mieć w miarę uniwersalny format, który zostanie obsłużony przez większość urządzeń. Najlepiej będzie więc zapisać plik do formatu .pptx lub .pdf (pamiętajmy, że ten drugi nie będzie zawierał animowanych przejść między slajdami!). Nigdy nie dostarczajmy organizatorom prezentacji z rozszerzeniem .key, a jeśli przygotowujemy ją na Macu, wyeksportujmy ją do bardziej uniwersalnego formatu.