Szykujesz się do uczestnictwa w wideokonferencji, spotkaniu online lub wirtualnym wydarzeniu? Zadbaj o to, aby odpowiednio się przygotować, tak by w dniu wydarzenia nie spotkały Cię żadne przykre niespodzianki! Zwróć uwagę na kwestie techniczne - test sprzętu i oprogramowania, jakość połączenia internetowego i funkcjonowanie samego narzędzia lub platformy.

Sprzęt pod lupą

Zacznijmy od przetestowania sprzętu. Jeśli mamy zamiar korzystać z laptopa lub komputera, przede wszystkim sprawdźmy, czy docelowa platforma lub narzędzie będą poprawnie działać na naszym systemie operacyjnym i czy nasz sprzęt (a w szczególności procesor i pamięć RAM) będzie w stanie je “udźwignąć” (zwłaszcza w kontekście transmisji na żywo o wysokiej rozdzielczości). Jeśli natomiast będziemy korzystać ze smartfona lub tabletu, zweryfikujmy, czy istnieje mobile’owa wersja narzędzia lub czy platforma poprawnie uruchomi się w naszej przeglądarce. W przypadku platform otwieranych z poziomu przeglądarki internetowej warto też sprawdzić, czy posiadamy jej najnowszą wersję, a jeśli nie, to wykonać jej aktualizację.

W następnej kolejności powinniśmy przetestować głośniki (lub słuchawki, w zależności od tego, czego mamy zamiar używać podczas wydarzenia), a jeżeli spotkanie zakłada nasze aktywne uczestnictwo, to również zweryfikujmy działanie kamery i mikrofonu.

Dostęp do internetu

Ważnym elementem, bez którego nie będziemy w stanie uczestniczyć w spotkaniu lub wydarzeniu online, jest dobre połączenie z siecią. Jeśli łączymy się z internetem przez domowe wifi, sprawdźmy, w którym miejscu mamy najlepszy sygnał i tam postarajmy się ulokować z laptopem lub smartfonem podczas zaplanowanego spotkania. Wszyscy jednak dobrze wiemy, że routery wifi potrafią być kapryśne i zdarza im się zakłócić nasze połączenie internetowe w najmniej oczekiwanym przez nas momencie. Na taką ewentualność warto przygotować sobie smartfon z włączonym przesyłem danych, który szybko będziemy mogli zamienić w awaryjny hotspot osobisty. Jeśli mamy taką możliwość, rozważmy również połączenie się z internetem bezpośrednio przez kabel Ethernet. Jest to szczególnie polecane osobom, które będą aktywnie (a więc z włączoną kamerą i mikrofonem) uczestniczyć w spotkaniu lub wydarzeniu.

A co jeśli łączymy się z sieci publicznej lub innej niż domowa? Przede wszystkim sprawdźmy czy sieć zezwala na używanie danego narzędzia lub platformy i czy nie są one (lub niektóre ich funkcje) blokowane przez zaporę sieciową. Z kolei jeśli próbujemy się połączyć spoza granic kraju, w którym na co dzień mieszkamy, zweryfikujmy czy narzędzie lub platforma posiadają licencje na działanie w tym właśnie miejscu.

Narzędzie bez tajemnic

Z narzędziami i platformami do wirtualnych spotkań i wydarzeń jest trochę jak z nowym samochodem. Tak jak dobrze jest zrobić kilka testowych jazd, żeby lepiej poznać świeżo zakupiony wóz, tak samo dobrym pomysłem będzie przetestowanie platformy lub narzędzia przed zaplanowanym spotkaniem czy wydarzeniem.

Na co powinniśmy zwrócić uwagę? Przede wszystkim na proces tworzenia konta i sposób logowania się. Niektóre narzędzia wymagają rejestracji za pomocą adresu e-mail i hasła, inne mogą nas prosić o podanie pełnego imienia i nazwiska, a jeszcze inne mogą nie wymagać od nas podawania żadnych danych. Tak samo w niektórych narzędziach konieczne będzie podanie maila lub pseudonimu wraz z hasłem podczas logowania, do innych logowanie będzie odbywać się za pomocą unikalnych tokenów przypisanych do każdego użytkownika, a jeszcze inne procesu logowania nie będą miały wcale.

W ostatnim kroku zapoznajmy się z interfejsem używanego narzędzia oraz rozmieszczeniem poszczególnych elementów lub przestrzeni. Sprawdźmy też, jak działają najważniejsze funkcjonalności narzędzia, które będą nam potrzebne np. czaty, edycja profilu czy moduł do pracy grupowej i networkingu. W ten sposób w dniu spotkania lub wydarzenia nie będziemy musieli tracić cennego czasu na szukanie agendy wydarzenia, przestrzeni ze sceną główną czy też przycisku do załączania zdjęć na czacie.

Checklista:

✔️ Sprawdź wydajność sprzętu i kompatybilność systemu operacyjnego

✔️ Przetestuj działanie głośników, słuchawek, kamery i mikrofonu

✔️ Zweryfikuj jakość połączenia z internetem

✔️ Przetestuj narzędzie lub platformę: zwróć uwagę na proces rejestracji i logowania, interfejs i rozmieszczenie elementów, przetestuj najważniejsze funkcjonalności