Zapisz się do naszego newslettera
Twoje zgłoszenie zostało wysłane!
Ups! Coś poszło nie tak podczas przesyłania formularza.
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
Jak pozyskać prelegentów na konferencję – sprawdzone metody
.webp)
CEO & Co-Founder @ Gridaly
CEO & Co-Founder @ Gridaly
Pytanie, jak pozyskać prelegentów na konferencję, wraca przy każdej edycji – niezależnie od tego, czy organizujesz wydarzenie po raz drugi, czy po raz ósmy. Odpowiedź jest prosta: najlepsi eksperci zazwyczaj sami nie szukają okazji do wystąpienia na scenie. Trzeba do nich dotrzeć, zbudować relację i przekonać ich, że warto pojawić się właśnie u Ciebie.
Konferencje takie jak Digital Dragons, jeden z największych eventów dla twórców gier w Europie, i Waysconf, największa konferencja o produktach cyfrowych w Europie Środkowej, wypracowały w tym zakresie konkretne procesy, które działają i które można zaadaptować niezależnie od skali wydarzenia.
Topowy prelegent na konferencji to osoba, która łączy wysoką wartość merytoryczną z rozpoznawalnym nazwiskiem lub instytucją. W praktyce line-up składa się z dwóch typów prelegentów: ekspertów, którzy wnoszą głęboką, niszową wiedzę, oraz tzw. headlinerów, których obecność napędza sprzedaż biletów i działania marketingowe. Definicja zmienia się wraz z rozwojem wydarzenia, a z każdym rokiem poprzeczka jest zawieszana coraz wyżej.
Nie istnieje jedno narzędzie, które wystarczy. Skuteczny proces łączy kilka kanałów jednocześnie, a ich znaczenie zależy od specyfiki branży i dojrzałości wydarzenia.
LinkedIn ze sprecyzowanymi filtrami to jedno z najskuteczniejszych narzędzi dotarcia do ekspertów, którzy sami prawdopodobnie nie szukaliby okazji do wystąpienia. Wyszukując konkretną firmę, stanowisko i tagi, takie jak „speaker” czy „community manager”, można dotrzeć do osób, które na co dzień wykonują wyspecjalizowaną pracę, a nie zajmują się szkoleniami czy wystąpieniami publicznymi.
Oczywiście część wiadomości pozostanie bez odpowiedzi. Wielu ekspertów jednak reaguje – szczególnie gdy zaproszenie jest spersonalizowane i odnosi się do ich konkretnej specjalizacji. Na Waysconf w ten sposób pozyskano znaczną część prelekcji od osób pracujących w dużych organizacjach technologicznych.
Call for Speakers to narzędzie pozwalające budować skalę – otwarte zgłoszenia dają dostęp do szerokiej puli kandydatów. Ma jednak wyraźne ograniczenie: osoby z naprawdę wyspecjalizowaną wiedzą rzadko zgłaszają się samodzielnie. Są zajęte pracą i nie szukają „parcia na szkło”.
Dlatego Call for Speakers sprawdza się jako uzupełnienie, a nie fundament procesu – szczególnie gdy konferencja celuje w seniorów i liderów, a nie praktyków na wczesnym etapie kariery. Digital Dragons przeznacza na zgłoszenia z Call for Speakers część spośród 100–120 dostępnych slotów. Waysconf, przy 20–25 slotach ogółem, potrafi przyjąć z tej puli prelegentów na zaledwie 70% miejsc, a pozostałe zgłoszenia odrzucić, stosując zasadę „wyłącznie to, co zachwyca”.
Rekomendacja od kogoś, kto już zna prelegenta, skraca drogę i buduje zaufanie po obu stronach. Współpraca z organizatorami podobnych wydarzeń w innych krajach – na przykład konferencji w Niemczech, gdzie rynek bywa kilka lat do przodu – pozwala wymieniać się sprawdzonymi nazwiskami i wstępnie weryfikować jakość wystąpień.
Taka sieć buduje się latami, ale jej wartość rośnie wraz z liczbą kolejnych edycji. Im bardziej rozpoznawalna jest marka wydarzenia, tym więcej ciekawych propozycji pojawia się bez aktywnego poszukiwania.
Budowanie bazy potencjalnych prelegentów to praca ciągła, a nie sezonowa. Zrzuty ekranu interesujących postów na LinkedIn, obserwowanie, kto dobrze wypadł na meetupach czy mniejszych konferencjach, oraz śledzenie osób prowadzących ciekawe projekty w dużych firmach – wszystko to składa się na listę, z której można korzystać przy kolejnych edycjach.
Warto przy tym szukać osób, które mają już choćby niewielkie doświadczenie sceniczne. Ktoś, kto dobrze zaprezentował się na meetupie, ma znacznie większe szanse sprawdzić się na dużej scenie niż ekspert bez żadnego doświadczenia w wystąpieniach przed publicznością.
Rada Programowa to jeden z najważniejszych, a zarazem najrzadziej eksponowanych elementów procesu. Tworzą ją zewnętrzni eksperci z branży – nie organizatorzy – którzy opiniują zgłoszenia, nadają kierunek merytoryczny i wnoszą własną sieć kontaktów.
W Digital Dragons Rada liczy ponad trzydzieści osób. Każda ścieżka tematyczna ma przypisanych 3–4 recenzentów, którzy oceniają każde zgłoszenie, wystawiają noty i rekomendacje. W Waysconf proces działa podobnie i odbywa się asynchronicznie na Slacku – osoby przypisane do danej ścieżki oceniają briefy prelekcji i przekazują informację zwrotną.
Wpływ wprowadzenia Rady Programowej jest mierzalny. Po jej wdrożeniu, co nastąpiło 2–3 lata temu, oceny za merytorykę na Waysconf systematycznie rosły, a ostatnia edycja przyniosła rekordową średnią ocenę uczestników.
Rada pełni też drugą, równie ważną funkcję: jej własne kontakty stają się źródłem poleceń. Prelegent rekomendowany przez kogoś z Rady przechodzi już na początku pewien poziom weryfikacji merytorycznej i reputacyjnej, co skraca cały proces decyzyjny.
Sam formularz zgłoszeniowy to za mało. Proces musi mieć harmonogram, jasno określone kryteria i mechanizm przekazywania informacji zwrotnej.
Digital Dragons otwiera nabór około 15 grudnia i dzieli go na dwie fale. Każda trwa miesiąc, a po niej następują dwa tygodnie przeznaczone na podjęcie decyzji. Dzięki temu do marca, czyli na dwa miesiące przed konferencją odbywającą się w maju, potwierdzone jest 70–80% programu. Pozostałe 20% to zwykle prelegenci z dużych korporacji, w których wewnętrzny proces akceptacji trwa dłużej.
Waysconf rusza z outreachem w lutym i marcu, ogłaszając pierwszych prelegentów i tworząc wrażenie „dużego otwarcia” jeszcze przed uruchomieniem Call for Speakers. Tematy niektórych wystąpień celowo doprecyzowuje się bliżej daty konferencji. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której temat ogłoszony wiele miesięcy wcześniej przestaje być aktualny, zanim wydarzenie się odbędzie.
Kluczowa zasada przy selekcji to brak kompromisów. Jeśli zgłoszenie budzi wątpliwości, lepiej zostawić pusty slot i uzupełnić go prelegentem pozyskanym bezpośrednio, niż zapełnić program przeciętną prelekcją.
Duże firmy technologiczne, takie jak Google, Valve, Larian Studios czy Activision, mają zazwyczaj pracowników, którzy chcą dzielić się wiedzą. Przy kilku tysiącach zatrudnionych liczba osób realizujących ciekawe projekty i mających pewne doświadczenie w wystąpieniach publicznych jest duża.
Dotarcie do nich przez LinkedIn Sales Navigator – z filtrem firmy i stanowiska – jest skuteczniejsze, niż mogłoby się wydawać. Wiele z tych osób odpowiada na dobrze sprofilowane zaproszenia. Trudniejsza jest kwestia zgodności z wewnętrznymi zasadami firmy: niektórzy prelegenci mogą wystąpić wyłącznie bez logo pracodawcy lub jako osoby prywatne, inni potrzebują zgody, która może nadejść z kilkumiesięcznym opóźnieniem.
Warto ustalić te kwestie z wyprzedzeniem, a nie post factum. To samo dotyczy nagrywania wystąpień – pominięcie tego tematu może prowadzić do sytuacji kryzysowych.
Dodatkową korzyścią z zapraszania prelegentów z dużych organizacji jest to, że firmy często mają wewnętrzne zespoły wspierające pracowników w przygotowaniach do wystąpień publicznych. Prelegent, który przeszedł takie przygotowanie, jest zazwyczaj lepiej gotowy do wyjścia na scenę niż ekspert zaproszony bezpośrednio ze swojego codziennego stanowiska pracy.
Ewaluacja nie kończy się wraz z konferencją – jej wyniki pomagają budować kolejną edycję.
Biała lista to baza prelegentów, którzy sprawdzili się w przeszłości: osoby zajmujące pierwsze i drugie miejsca w ankietach uczestników, prelegenci polecani przez Radę Programową oraz osoby zauważone na branżowych meetupach i konferencjach zagranicznych. Na Waysconf anonimową ankietę wypełnia około 25% uczestników – to wystarczający poziom, żeby wyciągać miarodajne wnioski.
Na czarną listę, zazwyczaj krótką, trafiają przede wszystkim osoby, które odwołały wystąpienie w ostatniej chwili bez uzasadnienia, oraz prelegenci, których wystąpienia otrzymały wyjątkowo niskie oceny. Nie jest to lista dożywotnich zakazów. Oznacza jedynie, że przy kolejnym zgłoszeniu taką osobę należy zweryfikować pięciokrotnie uważniej.
Digital Dragons stosuje ocenę prelekcji w skali 1–5 zarówno na poziomie Rady Programowej podczas selekcji, jak i wśród uczestników po wykładzie. Zestawienie obu perspektyw pozwala sprawdzać, jak trafne były wcześniejsze przewidywania recenzentów.
Do zbierania ocen od uczestników konferencja wykorzystuje dedykowaną aplikację konferencyjną. Po każdym wykładzie wyświetlany jest kod QR prowadzący do ankiety, którą można wypełnić kilkoma kliknięciami.
Outreach do najważniejszych prelegentów warto zacząć 7–8 miesięcy przed datą wydarzenia. Digital Dragons zaczyna pisać do kluczowych osób w październiku i listopadzie w przypadku konferencji odbywającej się w maju. Tematy prelekcji można doprecyzować później – ważne, żeby udział konkretnych prelegentów był potwierdzony z wyprzedzeniem.
Nie. Call for Speakers pozwala budować skalę, ale rzadko przyciąga najlepszych ekspertów, ponieważ ci zazwyczaj nie szukają aktywnie okazji do wystąpień. Najskuteczniejszy program powstaje z połączenia Call for Speakers, aktywnego outreachu przez LinkedIn i sieci poleceń.
Rada Programowa filtruje zgłoszenia, podnosi poziom merytoryczny programu i wnosi własne kontakty jako źródło poleceń. Nawet w przypadku małego wydarzenia 4–5 zewnętrznych ekspertów oceniających zgłoszenia asynchronicznie, np. na Slacku, może zauważalnie podnieść jakość programu przy stosunkowo niewielkim obciążeniu organizacyjnym.
Standardem jest pokrycie kosztów podróży i noclegu. Keynote speakerzy z dużym doświadczeniem scenicznym często oczekują też honorarium – warto ustalić to już w pierwszej wiadomości. Dodatkowym argumentem może być atrakcyjność miejsca. Możliwość przedłużenia pobytu z rodziną bywa realnym motywatorem, szczególnie w przypadku lokalizacji takich jak Kraków.
Warto zbierać oceny od uczestników bezpośrednio po każdym wykładzie – najlepiej za pomocą kodu QR prowadzącego do ankiety w aplikacji konferencyjnej. Minimalizuje to barierę udziału i zwiększa liczbę odpowiedzi. Zestawianie ocen uczestników z wcześniejszymi rekomendacjami Rady Programowej pozwala weryfikować trafność selekcji i budować coraz lepsze listy prelegentów na kolejne edycje.
Tak, ale pod pewnymi warunkami. Nawet sponsorowane wystąpienia warto poddawać ocenie Rady Programowej. Jeśli konferencja ich nie recenzuje, powinny być wyraźnie oznaczone w agendzie jako sponsorowane. Brak takiego oznaczenia może podważać zaufanie uczestników do całego programu.