Jak promować konferencję w social mediach – przewodnik

Promocja konferencji w social mediach nie powinna ograniczać się do krótkiego zrywu przed sprzedażą biletów. Najlepiej prowadzić ją w trzech etapach: przed wydarzeniem, w jego trakcie i po nim. Organizatorzy, którzy pracują w ten sposób, budują profile aktywne przez cały rok i wspierające sprzedaż nie tylko przez kilka tygodni przed eventem.

Promocja konferencji w social mediach to planowe działania komunikacyjne prowadzone we wszystkich trzech fazach wydarzenia: przed sprzedażą biletów (budowanie świadomości i rozgrzewanie odbiorców), w trakcie (tworzenie relacji na żywo i content do późniejszego wykorzystania) oraz po evencie (dystrybucja materiałów podnoszących prestiż i napędzających sprzedaż kolejnej edycji).

‍

Dlaczego nawet duże konferencje muszą się promować

Organizatorzy często popełniają prosty błąd: żyją swoim eventem tak intensywnie, że zaczynają zakładać, iż wszyscy inni również o nim wiedzą. Zwykle tak nie jest.

W marketingu funkcjonuje zasada Pareto – 20% działań przynosi 80% efektów. W przypadku eventów warto ją odwrócić: około 20% czasu przeznaczyć na przygotowanie treści, a 80% na ich dystrybucję i promocję. Konferencje, które komunikują się zbyt słabo, łatwo znikają ze świadomości potencjalnych uczestników. Słaba obecność w social mediach może też zniechęcać prelegentów, którzy chcą pokazywać udział w wydarzeniu o wyraźnej tożsamości.

Nawet duże, rozpoznawalne wydarzenia w Polsce inwestują przez cały rok w reklamę outdoorową, prasę i social media. Sama rozpoznawalność marki nie zastępuje regularnej promocji.

‍

Co publikować przed eventem, zanim ruszy sprzedaż biletów

Najczęstszy błąd polega na rozpoczynaniu komunikacji dopiero wtedy, gdy agenda jest gotowa, a bilety dostępne. Na tym etapie jest już późno na spokojne budowanie relacji z odbiorcami.

Najskuteczniejsze profile eventowe publikują content merytoryczny długo przed otwarciem sprzedaży. Jeśli konferencja dotyczy IT, marketingu czy e-commerce, warto, aby jej social media przez cały rok były miejscem wymiany wiedzy z danej branży. Posty odpowiadające na realne problemy grupy docelowej budują społeczność. Gdy rusza sprzedaż biletów, organizator nie zaczyna komunikacji od zera.

Dobrym narzędziem promocyjnym na tym etapie jest Call for Speakers – otwarty nabór prelegentów z procesem selekcji. Nawet jeśli tylko część zgłoszeń trafia na scenę, sam nabór buduje FOMO i zainteresowanie. Zgłaszające się osoby mówią o nim innym, a wybrani prelegenci promują event we własnych sieciach. Mechanizm może więc pracować także bez dodatkowego budżetu reklamowego.

‍

Jakie formaty treści sprawdzają się w trakcie konferencji

Dni eventu to najcenniejszy moment na zbieranie contentu. Przez jeden lub dwa dni masz w jednym miejscu ekspertów, prelegentów i uczestników, dlatego warto zaplanować wykorzystanie tej okazji z wyprzedzeniem.

W praktyce dobrze sprawdzają się między innymi:

Rolki współtworzone z prelegentami. Na Instagramie materiał publikowany wspólnie z prelegentem może dotrzeć zarówno do Twoich obserwujących, jak i do jego społeczności. Dzięki temu treść ma szansę wyjść poza własny profil, a jeden wywiad nagrany podczas eventu może pracować jeszcze przez wiele tygodni.

Kreatywne setki z uczestnikami. Zamiast prosić o standardową opinię o wydarzeniu, można użyć krótkiego formatu: jedno słowo o konferencji, szybkie strzały albo „klasa czy obciach?”. Takie materiały są dynamiczne, pokazują twarze uczestników i pomagają oddać atmosferę eventu.

Backstage i kulisy. Ujęcia zza kulis – prelegent przed wejściem na scenę, foyer czy networking w przerwie – pokazują atmosferę wydarzenia i budują FOMO u osób, które nie były na miejscu.

Można też zaangażować kilku twórców wideo z własną społecznością, którzy podczas konferencji produkują treści i publikują je we własnych kanałach. Inwestycja rzędu kilku tysięcy złotych w pięć takich osób może przynieść kilkadziesiąt materiałów – do wykorzystania zarówno organicznie, jak i w reklamach kolejnej edycji.

‍

Jak wypromować wydarzenie w social mediach dzięki prelegentom

Prelegenci są jednym z najskuteczniejszych, a jednocześnie często niewykorzystanych kanałów promocji. Żeby chcieli mówić o evencie w swoich social mediach, muszą dostać od organizatora materiały, które rzeczywiście warto opublikować.

Najlepiej przygotować gotowy content, który można opublikować bez dodatkowej pracy: spersonalizowaną grafikę z nazwą prelekcji, datą i godziną, krótkie materiały wideo z wystąpienia, dobre zdjęcia ze sceny z widokiem na publiczność oraz ewentualnie mikrowywiad tekstowy, z którego powstaną dwa lub trzy posty na LinkedInie.

Im mniej wysiłku wymaga podzielenie się tym contentem, tym większa szansa, że prelegent rzeczywiście to zrobi. Dobrze, jeśli materiał wnosi coś dla jego odbiorców, zamiast ograniczać się do zdjęcia z podpisem „Będę na konferencji X”.

Ważne są również nagrania z wystąpień. Konferencje, które udostępniają je prelegentom do dowolnego wykorzystania z prośbą o oznaczenie źródła, zyskują nieporównanie więcej user-generated content niż te, które zatrzymują materiały wyłącznie we własnych kanałach.

‍

Jak budować unikalną pozycję konferencji w komunikacji marketingowej

Pytanie „jak wypromować wydarzenie w social mediach” często pojawia się dopiero po innym, ważniejszym pytaniu: co właściwie wyróżnia ten event na tle pozostałych?

Dobra strategia zaczyna się od rozmów z grupą docelową – zanim powstanie agenda i zanim zapadnie decyzja o formule wydarzenia. Kilkanaście pogłębionych rozmów z potencjalnymi uczestnikami może dostarczyć więcej użytecznych informacji niż ogólny brief. Co przeszkadza im w istniejących konferencjach? Na czym naprawdę im zależy? Czego im brakuje?

Na podstawie tych odpowiedzi można sformułować jeden wyraźny przekaz i konsekwentnie budować wokół niego komunikację. Konferencja opisywana jako wydarzenie „dla wszystkich” zwykle nie daje odbiorcy jasnego powodu do udziału. Wyraźna tożsamość ułatwia natomiast zbudowanie lojalnej grupy i opisanie wartości eventu jednym zdaniem.

Konferencje z wyraźną marką – opartą na edutainmencie, wysokim poziomie merytorycznym albo szczególnym nacisku na networking – są zazwyczaj wyprzedane wcześniej niż wydarzenia komunikujące głównie temat i listę prelegentów.

‍

Content pokonferencyjny jako silnik sprzedaży kolejnej edycji

Materiały nagrane podczas eventu są przede wszystkim narzędziem sprzedażowym na kolejną edycję. Aftermovie, rolki z prelegentami, opinie uczestników i zdjęcia ze sceny mogą pracować przez następne miesiące, podtrzymując zainteresowanie wydarzeniem.

Wiele konferencji ma takie materiały, ale nie wykorzystuje ich systematycznie. Jeden dzień nagrań może dostarczyć treści na kilkanaście tygodni regularnej komunikacji. Co tydzień można publikować fragment prelekcji, opinię uczestnika, wideo zza kulis albo skrót najważniejszych wniosków z wybranej sesji.

System rejestracji uczestników konferencji lub platforma eventowa może dodatkowo dostarczyć danych o tym, kto uczestniczył w wydarzeniu, co go interesowało i skąd trafił na event. To cenna informacja przy planowaniu komunikacji kolejnej edycji.

‍

FAQ

Kiedy zacząć promować konferencję w social mediach?

Najskuteczniejsi organizatorzy zaczynają budować obecność w social mediach nawet rok przed eventem, na długo przed otwarciem sprzedaży biletów. Przed ogłoszeniem agendy warto publikować content merytoryczny z branży, której dotyczy konferencja. Dzięki temu, gdy ruszy sprzedaż, profil ma już zbudowaną społeczność.

Jakie formaty treści działają najlepiej przed eventem?

Przed otwarciem sprzedaży sprawdzają się posty merytoryczne z branży, Call for Speakers generujący FOMO oraz zapowiedzi tematów i problemów, które konferencja będzie omawiać. Warto unikać komunikacji wyłącznie sprzedażowej – profil, który przez cały rok publikuje tylko „kup bilet”, nie buduje relacji z odbiorcami.

Co nagrywać w trakcie konferencji?

Warto nagrywać krótkie setki z prelegentami i uczestnikami, materiały zza kulis przed i po wystąpieniach, networking i foyer oraz rolki współtworzone z prelegentami. Jeden twórca treści odpowiedzialny wyłącznie za nagrania może przygotować w ciągu dnia eventu kilkadziesiąt materiałów.

Jak skłonić prelegentów do promocji konferencji w social mediach?

Najlepiej dać im gotowe materiały, które łatwo opublikować: spersonalizowaną grafikę z nazwą prelekcji, dobre zdjęcia ze sceny, krótkie wideo z wystąpienia lub mikrowywiad tekstowy. Im mniej wysiłku wymaga publikacja, tym większa szansa, że prelegent rzeczywiście podzieli się contentem ze swoją społecznością.

Jak wykorzystać content po evencie do promocji kolejnej edycji?

Opinie uczestników, fragmenty prelekcji i materiały zza kulis to gotowy content na wiele tygodni po evencie. Regularne publikowanie podtrzymuje zainteresowanie i buduje FOMO wśród osób, które nie były na wydarzeniu. Wideo z poprzedniej edycji może też posłużyć w kampanii promującej przedsprzedaż kolejnej.

Czy warto angażować zewnętrznych twórców wideo na konferencji?

Tak, pod warunkiem jasno określonych oczekiwań i wynagrodzenia za pracę. Kilku twórców z własną społecznością, przygotowujących po kilka materiałów dziennie, może pokazać wydarzenie z różnych perspektyw. Później treści te mogą pracować zarówno w komunikacji organicznej, jak i jako kreacje reklamowe kolejnej edycji.

‍