Zapisz się do naszego newslettera
Twoje zgłoszenie zostało wysłane!
Ups! Coś poszło nie tak podczas przesyłania formularza.
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
Jak przygotować się do targów? Przewodnik dla wystawców
.webp)
CEO & Co-Founder @ Gridaly
CEO & Co-Founder @ Gridaly
Przygotowanie do targów zaczyna się na długo przed wyjazdem i zależy od jednej rzeczy: jasno określonego celu. Firmy, które wiedzą, po co jadą – czy to po nowe kontakty, prezentację produktu, czy spotkania z obecnymi klientami – wyciągają z tego formatu wielokrotnie więcej niż te, które pojawiają się „bo trzeba być". Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez każdy etap przygotowań: od wyboru celów, przez projekt stoiska, po promocję w mediach społecznościowych.
Udział w targach to planowa obecność firmy na branżowym wydarzeniu wystawienniczym, której celem może być pozyskanie leadów, budowanie wizerunku, prezentacja produktów lub organizacja spotkań z partnerami. Sukces zależy od tego, jak wcześnie i jak precyzyjnie firma ten cel zdefiniuje.
Cel to fundament całego przygotowania. Różne firmy realizują na targach zupełnie różne zadania – i to jest właściwe.
Niektóre jadą po nowych klientów z rynków, na których dopiero startują. Inne chcą zaprezentować nowy produkt i dać jak największej liczbie osób możliwość jego przetestowania. Jeszcze inne – i to bywa zaskakujące – traktują targi przede wszystkim jako okazję do spotkania z firmami, z którymi są już w kontakcie, ale przez resztę roku nie mogą „złapać" wspólnego terminu.
Każdy z tych celów wymaga inaczej zaprojektowanego stoiska, inaczej dobranego personelu i innej strategii komunikacji przed wydarzeniem.
Zanim zarezerwujesz powierzchnię, odpowiedz sobie na trzy pytania: do kogo kieruję swój przekaz, co ta osoba ma poczuć po wyjściu z mojego stoiska i czym zmierzę sukces po wydarzeniu?
Na dobrze obsadzonych targach branżowych wolna powierzchnia znika szybko. Na niektórych wydarzeniach 90% powierzchni jest ponownie rezerwowana przez poprzednich wystawców, a reszta wyprzedaje się w ciągu trzech miesięcy od uruchomienia sprzedaży.
Decyzja podjęta pół roku przed wydarzeniem daje zupełnie inny komfort niż ta podjęta na dwa miesiące przed. Wcześniejsze działanie pozwala wybrać strategiczną lokalizację stoiska, spokojnie zaplanować projekt zabudowy, przygotować materiały promocyjne i, co często umyka firmom działającym w pośpiechu, skorzystać z narzędzi samego organizatora.
Większość dużych targów oferuje wystawcom dostęp do systemów umawiania spotkań, możliwość wystąpienia jako prelegent na konferencjach towarzyszących czy też inne formy ekspozycji, które są bezpłatne lub wliczone w cenę stoiska. Firmy, które zostawią sobie mało czasu, po prostu z tych możliwości nie skorzystają.
Jeden z ważnych wniosków z rozmów z doświadczonymi organizatorami brzmi tak: im wcześniej podejmiesz decyzję, tym więcej możliwości kupujesz sobie za tę samą cenę stoiska.
Lokalizacja nie jest detalem. Stoisko przy głównym ciągu komunikacyjnym, blisko wejścia czy przy strefie rejestracji generuje kilkukrotnie więcej naturalnego ruchu niż stoisko w odległym narożniku hali.
Jeśli korzystasz z pośrednika lub organizatora zbiorowego pawilonu (zwłaszcza na targach zagranicznych), upewnij się, że rezerwuje on powierzchnię z wyprzedzeniem, a nie czeka na resztki dostępne kilka tygodni przed targami. Polska marka ma na wielu rynkach – w tym na Bliskim Wschodzie – realną rozpoznawalność, którą wzmacnia sklastrowanie kilku firm w jednym pawilonie. Firmy obecne razem „pod polską flagą" często przyciągają kontrahentów, którzy aktywnie szukają polskich dostawców.
Warto też rozważyć rebooking czyli rezerwację tej samej powierzchni na kolejną edycję jeszcze podczas trwającego wydarzenia. Regularna obecność w tym samym miejscu buduje coś trudno wycenialnego: znajomość z sąsiadami z innych stoisk, którzy z czasem sami zaczynają polecać twoją firmę przechodzącym gościom.
Dobre stoisko to nie kwestia budżetu – to kwestia spójności między wizerunkiem firmy a tym, co odwiedzający widzi i czuje.
Stoisko otwarte, bez ścianek i lady odgradzającej od korytarza, obniża barierę wejścia. Osoby, które nie są wylewne z natury, nie przekroczą progu, jeśli stoisko wygląda jak minibiuro z recepcją. Otwarta przestrzeń z personelem wychodzącym naprzeciw gości to rozwiązanie, które szczególnie dobrze sprawdza się przy firmach usługowych.
Stoisko zamknięte ma sens w kilku sytuacjach: gdy firma chce prowadzić kontrolowane, zaplanowane spotkania z konkretnymi gośćmi, gdy prezentuje technologię, której nie chce eksponować konkurencji, albo gdy zależy jej na budowaniu efektu „wejścia VIP".
Ekrany działają, bo uwaga ludzka automatycznie kieruje się w stronę ruchomego obrazu. Ale sam ekran to za mało – liczy się to, co na nim widać. Dobrze przygotowane wideo w 2-3 minuty może opowiedzieć więcej o firmie niż godzina rozmowy z przedstawicielem zajętym równoległą konwersacją.
Producent, który przez lata wystawiał się skromnie i przez przypadek dostał budżet na multimedia, pozyskał dzięki temu klientów z wyższego segmentu – klientów, których wcześniej nie miał nawet w zasięgu. Produkty nie zmieniły się. Zmienił się odbiór firmy na targach.
Dla firm startujących z ograniczonym budżetem: nawet jeden monitor z dobrze przygotowanym materiałem wideo potrafi zmienić charakter stoiska. Rollup nie jest złem samym w sobie, ale rollup jako jedyny element ekspozycji może działać na niekorzyść firmy, której produkty lub usługi są rzeczywiście jakościowe.
Zaangażowanie osób obsługujących stoisko jest równie ważne jak jego design. Jeśli pracownicy siedzą przyklejeni do telefonów, piękna zabudowa nic nie zmieni.
Dobrze przeszkolony personel – w tym hostessy – działa na wielu poziomach jednocześnie: wita gości, zaprasza do rozmowy, zajmuje odwiedzających wideo lub ekranem interaktywnym w czasie, gdy specjaliści firmy są zajęci, przygotowuje kawę, sprząta i dba o to, żeby przedstawiciele firmy mogli skupić się na rozmowach biznesowych, a nie na obsłudze technicznej stoiska.
Jedna z praktycznych obserwacji: zapach na stoisku – np. zaprojektowany aromat przestrzeni – potrafi nieświadomie zatrzymać odwiedzającego i skłonić go do spojrzenia na stoisko, którego inaczej by nie odwiedził.
Stoisko to punkt kulminacyjny, nie punkt startowy. Budowanie zainteresowania zaczyna się tygodnie wcześniej. W komunikacji przed targami warto zapowiedzieć obecność wprost: że firma będzie się wystawiać, że czeka na spotkania z obecnymi i potencjalnymi klientami, że pojawi się konkretna osoba, z którą można porozmawiać. Klienci, którzy widzieli tę komunikację wcześniej, przychodzą na stoisko z poczuciem, że już „znają" firmę – nawet jeśli nigdy się nie spotkali.
Na samym wydarzeniu warto budować dodatkowe punkty styku z marką: rollup przy strefie rejestracji, personel z logo firmy przemieszczający się po hali, aktywna komunikacja na żywo w mediach społecznościowych. Każdy z tych kontaktów, zanim odwiedzający dotrze do stoiska, zwiększa prawdopodobieństwo zatrzymania się i rozmowy.
To właśnie w ten sposób można odpowiedzieć na pytanie, jak odnieść sukces na targach: przez wielopoziomowe przygotowanie, w którym stoisko jest tylko jednym z wielu elementów łańcucha.
Skromne stoisko na pierwszych targach to nie wstyd. Uczestnictwo samo w sobie daje bezcenną obserwację: jak działają konkurenci, jak wygląda ruch na różnych stoiskach, co przyciąga uwagę, jakie pytania zadają odwiedzający.
Nawet bez budżetu na zabudowę można zrobić kilka rzeczy dobrze: zarezerwować lokalizację z wyprzedzeniem, przygotować jeden dobry ekran z wideo, zadbać o spójność graficzną materiałów i wysłać komunikat do klientów przed wydarzeniem. To minimum, które działa.
Firmy, które wyciągają wnioski po każdej edycji i wracają przygotowane lepiej, z roku na rok budują na targach coraz silniejszą pozycję.
Minimum to pół roku przed wydarzeniem, a najlepiej jeszcze więcej. Na dużych targach branżowych dobra lokalizacja stoiska znika szybko, często zanim sprzedaż ruszy do szerokiego grona. Wcześniejsza decyzja daje też czas na projekt stoiska, przygotowanie materiałów i zaplanowanie komunikacji w mediach społecznościowych.
Tak, ale świadomie. Nawet skromne stoisko może dobrze zadziałać, jeśli zadbasz o jeden dobry ekran z wideo, otwartą przestrzeń i zaangażowany personel. Ważniejsze od budżetu są przygotowanie i cel, który chcesz osiągnąć.
Generalnie tak. Firmy usługowe zyskują więcej na otwartości, niskiej barierze wejścia i personelu zachęcającym do rozmowy. Producenci często potrzebują przestrzeni do demonstracji produktu. W obu przypadkach projekt powinien wynikać z celu, nie z preferencji estetycznych.
Rebooking to rezerwacja tej samej powierzchni targowej na kolejną edycję jeszcze podczas trwającego wydarzenia. Pozwala utrzymać dobrą lokalizację i buduje ciągłość obecności, co z czasem przekłada się na rozpoznawalność wśród stałych uczestników targów, w tym sąsiadów z innych stoisk.
To zależy od celu. Firmy nastawione na leady liczą zebrane kontakty i konwersję po wydarzeniu. Te budujące wizerunek patrzą na jakość spotkań i feedback od odwiedzających. Warto ustalić wskaźniki przed wyjazdem – inaczej trudno ocenić, czy kolejna edycja ma sens i co zmienić.
Tak, szczególnie przy wejściu na nowe rynki. Pawilon krajowy buduje rozpoznawalność, obniża koszty zabudowy i daje dostęp do lepszych lokalizacji negocjowanych przez organizatora. Firmy sklastrowane pod jedną marką często przyciągają kontrahentów szukających dostawców z konkretnego kraju.