Personel eventowy na targach: kiedy i jak wdrożyć hostessy

Personel eventowy na targach: kiedy zatrudnić hostessy i jak szybko je wdrożyć

Profesjonalny personel eventowy na stoisku targowym może zdecydować o tym, czy przechodzący odwiedzający zatrzyma się i zostanie potencjalnym klientem, czy po prostu pójdzie dalej. Hostessy nie zastępują handlowców, a raczej przejmują wszystkie zadania, które odrywają specjalistów od rozmów sprzedażowych: pierwsze powitanie, zaproszenie na kawę, obsługę ekranów demonstracyjnych, zbieranie kontaktów. To pozwala handlowcom skupić się wyłącznie na tym, w czym są najlepsi.

‍

Personel eventowy na targach to profesjonalne osoby zatrudniane przez wystawcę do obsługi stoiska: witają odwiedzających, zachęcają do wejścia, prezentują produkty lub usługi za pomocą przygotowanych materiałów, a także odciążają firmowych specjalistów od zadań niewymagających wiedzy eksperckiej.

‍

Jakie zadania może przejąć personel eventowy?

Zakres obowiązków hostess na stoisku targowym jest szerszy niż większość wystawców zakłada przy pierwszym kontakcie z tą usługą. W praktyce dobrze przeszkolona osoba jest w stanie:

• Przyciągać ruch do stoiska. Hostessa stojąca przed stoiskiem – z uśmiechem, w jednolitym stroju z logo firmy – stanowi zaproszenie widoczne z kilkudziesięciu metrów. Odwiedzający, którzy nie są na tyle odważni, żeby sami zagaić rozmowę, znacznie chętniej wchodzą na stoisko, kiedy ktoś wychodzi im naprzeciw i pyta, jak może pomóc.
• Zagospodarować czas oczekiwania. Kiedy firmowi specjaliści są zajęci rozmowami, hostessa może zaproponować kawę, zaprowadzić gościa do ekranu dotykowego z prezentacją lub po prostu sprawić, że osoba nie odejdzie po trzydziestu sekundach stania w miejscu.
• Prezentować ofertę na podstawowym poziomie. Interaktywny ekran z jasno przygotowanym contentem pozwala hostessie pokazać zakres usług lub katalog produktów nawet bez szczegółowej wiedzy merytorycznej. Gość dowiaduje się, czym firma się zajmuje, a kiedy specjalista się zwalnia, rozmowa zaczyna się już na wyższym poziomie.
• Zbierać leady. Personel eventowy może przemieszczać się po hali targowej z materiałami firmy i aktywnie nawiązywać pierwsze kontakty – niekoniecznie wyłącznie przy stoisku.
• Obsługiwać zaplecze. Przygotowanie kawy, sprzątanie stolików, dbanie o porządek na stoisku to zadania, które ktoś musi wykonać. A przecież szkoda, żeby robił to handlowiec, który powinien rozmawiać z klientem.

‍

Jak szybko przygotować hostessę do reprezentowania firmy?

Personel eventowy nie musi znać firmy na wylot, żeby działać skutecznie. Kluczem jest dobre przygotowanie materiałów, na których hostessa może się oprzeć.

Interaktywny ekran lub prezentacja wideo powinny same mówić za siebie, tak żeby osoba bez technicznego backgroundu mogła sprawnie pokazać gościowi, co firma robi i co może mu zaoferować. To znacznie skraca czas wdrożenia i sprawia, że przekaz jest spójny niezależnie od tego, kto akurat stoi przy stoisku.

Krótkie szkolenie przed targami wystarczy, żeby personel wiedział: jak wygląda firma, co wyróżnia jej ofertę, jakie pytania może zadawać gościom i, co ważne, do kogo przekierować rozmowę, kiedy pojawia się konkretne zapytanie. Nie chodzi o to, żeby hostessa znała szczegóły umów czy specyfikacji produktowych. Chodzi o to, żeby umiała sprawnie odebrać gościa i przekazać go właściwej osobie.

Firmy, które po raz pierwszy sięgają po personel eventowy, często są zaskoczone efektami już przy pierwszym podejściu. Wystarczy umowa z agencją i otwartość na eksperyment – reszta dzieje się naturalnie, bo dobrze dobrane hostessy rozumieją dynamikę targów i potrafią działać w szybko zmieniającym się środowisku.

‍

Kiedy warto zatrudnić zewnętrzny personel eventowy?

Odpowiedź jest prosta: zawsze wtedy, gdy własny zespół sprzedażowy i merytoryczny jest za mały, żeby jednocześnie rozmawiać z kilkoma gośćmi i zadbać o wszystkich, którzy akurat wchodzą na stoisko.

Na dużych targach, gdzie ruch bywa intensywny, dwóch firmowych handlowców może być zaangażowanych w rozmowy przez większość dnia. Bez wsparcia personelowego każda osoba, która podchodzi do stoiska i nie zastaje kogoś wolnego, po prostu odchodzi. To realne straty i trudno je zmierzyć, bo nie wiadomo, kogo się nie spotkało.

Personel eventowy sprawdza się też szczególnie w sytuacjach, gdy stoisko pełni kilka funkcji jednocześnie: część gości czeka na umówione spotkania, część dopiero się rozgląda, a część chce przetestować produkt. Hostessa może koordynować ten ruch i kierować każdą osobę we właściwą stronę, zanim do rozmowy włączy się ekspert.

Warto też pamiętać, że personel może działać poza stoiskiem, przemieszczając się po hali z materiałami firmy lub budując pierwsze touchpointy z marką jeszcze przy wejściu na wydarzenie.

‍

Jak personel eventowy wpływa na doświadczenie marki?

Sukces stoiska targowego rzadko zależy od jednego elementu. To zawsze pakiet – design, multimedia, lokalizacja i ludzie – i dopiero spójność tych elementów daje realny efekt.

Doświadczenie marki zaczyna się znacznie wcześniej niż przy stoisku. Odwiedzający, który kilkakrotnie widział logo firmy na roll-upach przy wejściu, mijał osobę w firmowym stroju na hali i dostał przy kasie materiał z nazwą wystawcy, podchodzi do stoiska z poczuciem, że już gdzieś tę firmę widział. I jest bardziej skłonny się zatrzymać. Hostessa z otwartą postawą, uśmiechem i aktywnym zaproszeniem do rozmowy robi dokładnie to, co blokuje wiele stoisk targetowanych tylko na „podejdź sam": obniża barierę wejścia. Nie każdy odwiedzający jest ekstrawertykiem. Wielu potrzebuje zaproszenia.

Antyreferencją jest stoisko, nawet dobrze zaprojektowane, gdzie cały zespół siedzi z nosem w telefonie lub jest pochłonięty wewnętrznymi rozmowami. Potencjalny klient krąży przez kilkanaście minut bez żadnego sygnału, że jest mile widziany, i odchodzi. To scenariusz, który dosłownie kosztuje firmy kontrakty.

‍

Stoisko otwarte czy zamknięte – jak to wpływa na ruch?

Układ stoiska ma bezpośrednie przełożenie na to, ilu odwiedzających w ogóle wejdzie. Lady ustawione wzdłuż krawędzi stoiska, oddzielające je od korytarzy komunikacyjnych, tworzą psychologiczną barierę – nawet jeśli fizycznie można wejść bez problemu.

Stoisko otwarte, bez wyraźnych granic, zaprasza do środka w naturalny sposób. Gdy do tego wychodzi naprzeciw hostessa, efekt się podwaja. To szczególnie ważne dla firm oferujących usługi, gdzie pierwszy kontakt ma charakter konsultacyjny i decyzja o rozmowie zapada spontanicznie.

Zamknięta formuła ma sens w konkretnych przypadkach – firmy technologiczne prezentujące wrażliwe rozwiązania, wystawcy, którzy chcą obsługiwać wyłącznie wcześniej umówionych gości, albo marki budujące wizerunek niedostępności. Ale to świadomy wybór, a nie przypadkowy efekt źle zaprojektowanego stoiska.

‍

Jak odnieść sukces na targach – co naprawdę decyduje?

Pytanie „jak odnieść sukces na targach" wraca przy każdej edycji. Odpowiedź jest mniej spektakularna, niż można by oczekiwać: decyduje przygotowanie i postawa.

Firmy, które traktują targi jako przygodę i szansę, wypadają lepiej niż te, które jadą „bo trzeba". Cel musi być jasno określony, zanim jeszcze wyruszy się na halę – czy chodzi o nowe kontakty, spotkania z obecnymi klientami, budowanie wizerunku na nowym rynku, czy o zaprezentowanie konkretnego produktu. Od tego celu zależy układ stoiska, liczba personelu i materiały przygotowane dla hostess.

Decyzja o udziale podjęta z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej pół roku przed wydarzeniem – daje czas na wybór dobrej lokalizacji, promocję obecności w mediach społecznościowych i solidne przygotowanie zespołu. Firmy, które decydują się w ostatniej chwili, nie zdążają skorzystać nawet z bezpłatnych narzędzi oferowanych przez organizatorów: możliwości umówienia spotkań, wystąpień prelegenckich czy ekspozycji w materiałach targowych.

Jedno zdanie, które dobrze podsumowuje tę logikę: im więcej pracy odrobisz przed targami, tym mniej musisz improwizować na hali – i tym więcej rozmów zakończy się czymś konkretnym.

‍

FAQ

Ile kosztuje personel eventowy na targach?

Cena zależy od liczby osób, czasu trwania eventu i zakresu obowiązków. Agencje personelu eventowego zazwyczaj wyceniają usługę stawką godzinową lub dzienną za osobę. Dokładna kwota wymaga zapytania ofertowego – różni się w zależności od lokalizacji targów, specyfiki marki i wymagań dotyczących szkolenia.

Czy hostessy muszą znać ofertę firmy na pamięć?

Nie. Personel eventowy potrzebuje wiedzy wystarczającej do sprawnego powitania gościa, przedstawienia firmy na podstawowym poziomie i przekierowania rozmowy do właściwego specjalisty. Interaktywny ekran lub krótka prezentacja wideo znacząco ułatwiają pracę hostessie bez głębokiej znajomości produktu.

Jak wcześnie zamówić personel eventowy na targi?

Im wcześniej, tym lepiej – szczególnie przy dużych, popularnych wydarzeniach branżowych. Najlepiej kontaktować się z agencją co najmniej kilka tygodni przed targami, żeby mieć czas na ustalenie zakresu zadań i przeprowadzenie szkolenia przed samym wydarzeniem.

Czy personel eventowy może działać poza stoiskiem?

Tak. Hostessa może przemieszczać się po hali targowej z materiałami firmy, budować pierwsze kontakty przy wejściu na wydarzenie lub w okolicach rejestracji. Taki sposób działania zwiększa liczbę touchpointów z marką zanim odwiedzający w ogóle dotrze do stoiska.

Dla jakich firm personel eventowy ma największy sens?

Szczególnie dla firm z szeroką ofertą usługową, gdzie pierwsze spotkanie ma charakter konsultacyjny, oraz dla wystawców dysponujących niewielkim własnym zespołem sprzedażowym. Personel eventowy sprawdza się też przy stoisku prowadzącym demonstracje produktowe, gdzie równoległe rozmowy z kilkoma gośćmi są na porządku dziennym.

Czy warto korzystać z personelu eventowego przy pierwszym udziale w targach?

Tak – nawet przy skromnym budżecie i małym stoisku. Doświadczenie pokazuje, że aktywna obsługa stoiska przekłada się na wyraźnie większy ruch i liczbę nawiązanych rozmów, niezależnie od wielkości zabudowy. Pierwszy udział w targach to też dobra okazja, żeby zobaczyć, jak działa taki setup i wyciągnąć wnioski na przyszłość.