Side eventy na konferencjach – jak je organizować?

Side eventy stają się jednym z ważniejszych elementów każdej większej konferencji – zarówno z perspektywy organizatora, jak i partnera czy sponsora. Dobrze zaplanowane spotkanie towarzyszące nie odbiera uczestników głównemu programowi, lecz przedłuża wartość całego wydarzenia i daje przestrzeń do rozmów, które przy pełnej sali wykładowej po prostu się nie zdarzają. W tym artykule wyjaśniamy, jak podejść do planowania side eventów i jak właściwe narzędzie do organizacji eventów pomaga je zrealizować.

Side event to samodzielne wydarzenie towarzyszące głównej konferencji, organizowane przez partnera, sponsora lub samego organizatora przed, w trakcie lub zaraz po main evencie. Trwa zwykle kilka godzin, skupia wyselekcjonowaną grupę uczestników i służy pogłębieniu relacji nawiązanych podczas dnia konferencyjnego.

‍

Dlaczego side eventy działają tam, gdzie networking konferencyjny zawodzi?

Networking przy 1200 uczestnikach wygląda zupełnie inaczej niż rozmowa w grupie 80 osób przy kolacji. Duże sale, nasycone agendy i ograniczony czas sprawiają, że podczas main eventu kontakty często pozostają na poziomie wymienionej wizytówki albo uścisku dłoni. Side event zmienia ten układ.

Mniejsza skala oznacza, że każda rozmowa ma wyższe prawdopodobieństwo pójścia dalej. Gdy do jednego miejsca trafia 50–150 osób z konkretnego ekosystemu – fundusze, founderzy, dyrektorzy HR, partnerzy technologiczni – wystarczy kilka godzin, żeby nawiązać relacje, które przy pełnej konferencji zajęłyby kilka kolejnych edycji.

Co więcej, nieformalna atmosfera – open air, muzyka na żywo, jedzenie, brak podium – sprawia, że ludzie zdejmują „maskę" i wychodzą z roli, którą odgrywają w ciągu dnia. Inwestor przestaje być inwestorem, a staje się rozmówcą. Founder może zapytać wprost, czy pomysł ma sens, zanim przygotuje oficjalny pitch.

Relacje budowane wieczorem przy grillu często są trwalsze niż niejedna znajomość na LinkedIn.

‍

Kto powinien organizować side event i kiedy?

Side eventy organizują zarówno sami organizatorzy konferencji, jak i partnerzy zewnętrzni. Obie formuły mają sens, ale działają inaczej.

Side event organizatora – meetup jako domknięcie głównego dnia

Organizator może zaplanować wieczorny meetup zaproszony, ograniczony do 400–500 kluczowych uczestników: speakerów, sponsorów, półfinalistów konkursów, mediów. Taki event dzieje się w innej lokalizacji niż main event, w atmosferze open air lub bardziej kameralnej – i to właśnie tam relacje nawiązane w ciągu dnia nabierają realnego kształtu. Muzyka na żywo, grill, mniej formalne ubrania – wszystko to obniża próg do szczerej rozmowy.

Ważne: taki meetup powinien być limitowany. Nie chodzi o to, żeby wpuścić wszystkich, lecz żeby zebrać osoby, którym faktycznie zależy na pogłębieniu kontaktów.

Side event partnera – własne spotkanie przy cudzej konferencji

Partner lub sponsor może zorganizować swój własny side event dzień przed main eventem albo równolegle, w pobliskiej kawiarni czy restauracji. Zaprasza na niego tylko tych uczestników konferencji, którzy wpisują się w jego profil klienta lub partnera biznesowego.

To podejście jest szczególnie skuteczne przy dużych eventach, gdzie znalezienie swojego targetu w tłumie jest trudne. Zamiast wydawać budżet na stoisko, które odwiedza każdy, kto szuka darmowej kawy, lepiej postawić 10 stolików i zaprosić 80 osób, z którymi realnie chce się porozmawiać.

Jeden dobrze zaprojektowany side event dla 80 właściwych osób daje więcej niż obecność na targach z 5000 uczestnikami.

Znane europejskie konferencje technologiczne mają ekosystem dziesiątek side eventów – od zamkniętych kolacji izb gospodarczych, przez spotkania inwestorskie, po branżowe rundy dyskusyjne. Część uczestników przyjeżdża niemal wyłącznie na nie, celowo omijając pełny program main eventu.

‍

Jak zaprojektować side event krok po kroku?

Kilka decyzji, które warto podjąć na etapie planowania:

Określ cel i grupę docelową. Side event dla founderów szukających inwestycji wygląda inaczej niż spotkanie dla dyrektorów HR wymieniających doświadczenia. Im precyzyjniej zdefiniujesz, kogo chcesz zaprosić i co ma się wydarzyć po wyjściu, tym łatwiej będzie Ci dobrać format i venue.

Wybierz format adekwatny do celu. Zamknięta kolacja przy jednym stole sprzyja pogłębionym rozmowom, ale ogranicza liczbę kontaktów. Koktajl w nieco większym gronie pozwala na więcej spotkań, ale jest mniej intensywny relacyjnie. Open air z muzyką obniża formalność i przyciąga ludzi po ciężkim dniu konferencyjnym.

Zadbaj o listy gości, nie o wolumen. Side event traci sens, gdy staje się miniaturą main eventu. Limituj liczbę miejsc i selekcjonuj zaproszenia. Organizatorzy, którzy to robią, raportują wyższe zadowolenie uczestników i więcej realnych efektów biznesowych.

Zaplanuj side event w harmonogramie głównym. Jeśli organizujesz konferencję, poinformuj partnerów wcześnie, kiedy i gdzie mogą robić swoje side eventy. Unikasz nakładania się wydarzeń i pomagasz uczestnikom zaplanować wyjazd.

Użyj narzędzia do organizacji eventów, które obsłuży też side event. Rejestracja, check-in uczestników, komunikacja z listą gości – to wszystko da się obsłużyć tym samym systemem, co główna konferencja. Dobra platforma eventowa pozwoli Ci utrzymać spójność danych i nie tworzyć osobnego chaosu organizacyjnego dla każdego towarzyszącego spotkania [link do uzupełnienia].

‍

Jak side eventy wpływają na wartość całego wydarzenia dla sponsorów?

Z perspektywy sponsora konferencji side event to jeden z niewielu formatów, który pozwala na bezpośredni, niespieszny kontakt z grupą, na której mu zależy. Stoisko przy głównej sali daje ekspozycję, ale rzadko prowadzi do dłuższych niż dwie minuty rozmów. Side event odwraca ten układ.

Sponsor organizuje spotkanie, na które uczestnik przychodzi z wyboru, bo temat lub grono go interesuje. Rozmowy są głębsze, a kontekst sprzyja zapamiętaniu marki. To jeden z powodów, dla których doświadczeni partnerzy konferencji coraz częściej traktują side eventy jako główną pozycję w budżecie sponsoringowym, a nie jako dodatek.

Jeśli jako sponsor płacisz za ekspozycję, side event to jeden z nielicznych formatów, gdzie płacisz za rozmowę.

‍

FAQ

Czym różni się side event od afterparty konferencji?

Afterparty jest zwykle otwarte dla wszystkich uczestników i nastawione na integrację. Side event ma konkretny cel, selekcjonowaną listę gości i często odbywa się poza oficjalnym programem konferencji. To różnica między imprezą a spotkaniem z intencją.

Czy side event musi być organizowany przez sponsora?

Nie. Side event może zorganizować każdy uczestnik ekosystemu konferencji – partner, fundusz, stowarzyszenie branżowe, a nawet aktywny uczestnik, który chce zebrać konkretną grupę osób w jednym miejscu. Kluczowe jest uzgodnienie terminu z organizatorem main eventu.

Jak duży powinien być side event?

Nie ma jednej reguły, ale najlepiej działają formaty do 150 osób. Przy tej skali każdy uczestnik ma szansę porozmawiać z kilkoma osobami w ciągu wieczoru. Przy większych grupach side event zaczyna przypominać kolejną konferencję.

Czy narzędzie do organizacji eventów jest potrzebne przy małym side evencie?

Nawet przy 50 osobach warto mieć narzędzie do rejestracji i check-inu. Pozwala zebrać dane uczestników, potwierdzić obecność i wysłać komunikację przed wydarzeniem. Przy większej skali aplikacja konferencyjna obsługująca też side event to kwestia porządku i oszczędności czasu.

Jak wybrać format side eventu – kolację, koktajl czy open air?

Kolacja przy wspólnym stole buduje głębsze relacje, ale ogranicza liczbę osób. Koktajl pozwala na więcej kontaktów w mniej intensywnej atmosferze. Open air sprawdza się wieczorami po całodniowej konferencji, gdy ludzie szukają rozluźnienia, a nie kolejnych prezentacji.

Kiedy najlepiej zaplanować side event względem main eventu?

Dzień przed main eventem to dobry moment na spotkanie branżowe – uczestnicy są już na miejscu, ale nie są zmęczeni konferencją. Wieczór po pierwszym dniu to klasyczny czas na meetupy integracyjne. Rano przed drugim dniem sprawdza się przy zamkniętych śniadaniach biznesowych dla wybranej grupy.