Każde organizowane wydarzenie ma jakiś cel. Organizujemy urodziny, bo chcemy celebrować wejście w kolejny rok naszego życia. Organizujemy imprezę halloweenową, bo chcemy się dobrze bawić ze znajomymi przebrani za dinozaura. W przypadku organizacji tego typu imprez, cel raczej nie jest kwestią, nad którą się zatrzymujemy, bo przecież zazwyczaj nie siadamy i nie pytamy samych siebie “chwila, a właściwie to po co mi ten baby shower?” Jednakże w przypadku organizacji większych eventów na płaszczyźnie zawodowej, cel jest kwestią, nad którą warto się pochylić i już tłumaczymy, dlaczego.

Perspektywa organizatora

Będąc organizatorem danego eventu, najlepiej przyjąć perspektywę holistyczną - bo przecież nie chodzi nam o to, żebyśmy tylko my byli zadowoleni. Wyznacznikiem dobrze zorganizowanego wydarzenia jest również satysfakcja użytkowników oraz interesariuszy. My organizatorom proponujemy przygotowania matrycy realizacji celów z podziałem właśnie na te trzy podstawowe grupy. Dla przykładu, celem organizatora przy wydarzeniu konferencyjnym jednodniowym w branży automatyzacji produkcji może być budowanie świadomości marki, pozyskiwanie leadów, budowanie pozycji lidera i eksperta rynku, co jest dość naturalne i oczywiste. Natomiast jeżeli chodzi o perspektywę długofalową, to nie będzie to możliwe bez identyfikacji celu uczestnika oraz pozostałych interesariuszy. Uczestnik może przykładowo obrać za cel zdobycie nowej wiedzy oraz poznanie nowych osób z branży. Interesariusz w postaci sponsora czy branżowej prasy może dążyć do promocji swojej marki bądź dotarcia do nowej grupy odbiorców na danym wydarzeniu. Dopiero dobrze identyfikując te cele, jesteśmy w stanie dopasować kształt wydarzenia i użyte funkcjonalności tak, aby na koniec dnia były maksymalnie optymalne dla każdego. Takie podejście pozwala nam patrzeć na nasze działania w szerszym horyzoncie czasowym.    

Cele długoterminowe i krótkoterminowe

Zasadnym jest także rozróżnienie celów długoterminowych oraz krótkoterminowych. Spełnienie tych pierwszych, jak sama nazwa wskazuje, jest kwestią bardziej rozłożoną w czasie, jednakże mogę one zapewnić większy zwrot inwestycji dla organizatora. Wpisują się do nich takie kwestie jak na przykład zagwarantowanie materiałów, które na dłużej pozostaną z uczestnikami. Takie rozwiązanie jest swoistym przywilejem wydarzeń transmitowanych na żywo (bądź całkowicie online’owych), gdyż nawet nieobecni goście mogą w dowolnej chwili przeżyć wydarzenie, co zwiększa prawdopodobieństwo ich udziału w kolejnej edycji.

Cele marketingowe, sprzedażowe oraz “pozostałe”

Zadajmy sobie również jedno, ważne pytanie:

“Czego dokładnie oczekujemy od naszego wydarzenia?”

Pytanie faktycznie ważne, ale czego właściwie mogę oczekiwać od swojego wydarzenia? Wychodzi na to, że całkiem sporo. Organizując wydarzenie, warto rozpisać sobie cele, dzieląc je na marketingowe, sprzedażowe i tzw. pozostałe.

Tak więc pierwszym celem z grupy marketingowych jest generowanie leadów czyli zachęcanie uczestników, żeby poprzez udział w wydarzeniu skupili swoją uwagę na produkcie bądź usłudze. Kolejnym jest stricte promowanie usług i produktów, czyli prezentacja firmy i jej serwisu dzięki organizacji eventu, który zapewnia nam przestrzeń na tego typu działania. Do celów marketingowych zalicza się również budowanie świadomości marki, a więc kwestie wizerunkowe - jeżeli jest to jeden z naszych celów, to w przypadku wydarzenia online dobrze jest pomyśleć o przestrzeni, która będzie umożliwiała większą ekspozycję naszego brandu.

Kolejną grupą celów są cele sprzedażowe. Należą do nich m.in. sprzedaż usług i produktów. Zdecydowaną zaletą jest tutaj opcja sprzedaży i promocji w trakcie eventu. Sama sprzedaż biletów przy wydarzeniach płatnych jest metodą gromadzenia kapitału, która często jest również podstawowym celem sprzedażowym.

Poza tymi założeniami mogą istnieć również cele bardziej ogólne, które można nazwać “pozostałymi”. Do nich zalicza się m.in. networking, czyli rozszerzanie sieci kontaktów poprzez poznawanie się uczestników danego wydarzenia. Przy wydarzeniach stacjonarnych networking realizuje się poprzez zorganizowanie przestrzeni do tego typu aktywności. Przy eventach online warto jest zadbać o to, aby platforma, na której organizujemy wydarzenie, posiadała funkcjonalność, w obrębie której uczestnicy będą mogli się nawzajem poznać i porozmawiać ze sobą. Wiąże się to również z kolejnym celem, którym jest integracja - organizacja wydarzeń może również sprzyjać poznawaniu osób z danej struktury. A co, jeżeli nie ma możliwości spotkania się twarzą w twarz przy wspólnej kawie? Tutaj z pomocą przychodzą wydarzenia online, w których żaden z uczestników nie będzie czuł się pominięty.

Eventy mogą również spełniać cele rekrutacyjne. Przykładowo, poprzez organizację targów pracy umożliwiamy potencjalnym kandydatom dokładne poznanie naszej oferty, rozmowę z pracodawcami oraz oczywiście aplikację na dane stanowisko. Ostatnią grupą celów z tzw. pozostałych są inicjatywy edukacyjne, czyli wszelkiego rodzaju konferencje naukowe, webinary oraz szkolenia ukierunkowane stricte na przekazanie wiedzy odbiorcom.

Organizując wydarzenie, warto zatem przygotować sobie trzy pary butów - swoje własne, czyli organizatora, uczestnika oraz potencjalnych partnerów - i pomyśleć nad tym, czego tak naprawdę oczekujemy od naszego wydarzenia. Mając te wszystkie czynniki na uwadze, o wiele łatwiej będzie nam wybrać odpowiednią formę wydarzenia, zapanować nad kosztami oraz przygotować przestrzeń do takiego przedsięwzięcia.