Automatyzacja procesów eventowych. Jak usprawnić wydawanie posiłków na wydarzeniu?

Organizowanie całodniowych lub kilkudniowych wydarzeń dla dużej liczby osób wymaga zazwyczaj zapewnienia dostępu do przekąsek i ciepłego posiłku. Jak do tematu podchodzą organizatorzy? Najczęściej decydują się na stworzenie strefy cateringowej, w której jedzenie podawane jest w bemarach, a uczestnicy samodzielnie nakładają sobie porcje. Każdy, kto kiedykolwiek korzystał z takiej strefy wie, że kolejki potrafią być długie, a jedzenia może nie starczyć dla wszystkich. Nie jest też tajemnicą, że potrawy, które długo stoją w bemarach tracą na jakości, przez co często są zbyt twarde, zbyt miękkie lub po prostu niesmaczne.

Innym rozwiązaniem jest współpraca z pobliską kantyną, stołówką lub punktem gastronomicznym. Uczestnicy otrzymują od organizatorów specjalne bony, żetony lub talony, które mogą wykorzystać w kantynie. Te jednak często się gubią, przez co niektórzy muszą płacić pełną kwotę za posiłek.

Zespół Gridaly doskonale rozumie te problemy. Byliśmy świadkami tych sytuacji, a czasem nawet tymi, którzy zgubili swój żeton. W odpowiedzi stworzyliśmy rozwiązanie, które ułatwia i usprawnia wydawanie posiłków, minimalizując nieporozumienia i zapewniając lepszą kontrolę nad dystrybucją.

‍

Check-in w przestrzeniach - co to jest?

Check-in w przestrzeniach to sposób kontrolowania dostępu uczestników do różnych obszarów na eventach. Uczestnicy używają swoich kodów QR z identyfikatorów lub aplikacji Gridaly Event App, aby dostać się do określonych stref. Personel skanuje te kody przy wejściu, co pozwala organizatorom zarządzać, kto może wejść do poszczególnych części wydarzenia.

‍

Dostęp do strefy cateringowej

Check-in w przestrzeniach może być wykorzystany do zarządzania wydawaniem posiłków w specjalnej strefie cateringowej. Załóżmy, że posiłki są wydawane w dwóch turach: między 13:00 i 14:00 oraz między 15:00 i 16:00. System check-in umożliwi jednorazowe wejście do strefy w danym dniu po zeskanowaniu kodu QR z identyfikatora lub aplikacji. Organizator ma pełną kontrolę nad dostępem uczestników do strefy. Jeśli uczestnik wszedł do niej w pierwszej turze, w drugiej już nie będzie miał takiej możliwości.

Check-in w przestrzeni sprawdzi się też w strefach VIP. Do takich stref będą mieć dostęp tylko konkretne role na wydarzeniu - wystawcy, prelegenci lub osoby, które wykupiły dodatkowy pakiet. Schemat działania jest ten sam - jeśli wszedłeś w pierwszej turze, nie możesz już wejść w drugiej. Jeśli nie masz odpowiedniej roli, nie wejdziesz w ogóle.

‍

Posiłek po zeskanowaniu kodu

Co w przypadku, gdy organizator ma określoną liczbę posiłków dla uczestników? Funkcjonalność check-inu w przestrzeniach również tu działa. Uczestnicy udają się do wyznaczonego punktu gastronomicznego (np. kantyny lub stołówki), gdzie obsługa skanuje ich kod QR i wydaje przygotowany posiłek. Jeśli uczestnikowi przysługiwał jeden posiłek i odebrał go o 13:00, zostanie to zarejestrowane w systemie. Jeśli spróbuje ponownie o 16:00, obsługa po zeskanowaniu kodu zobaczy informację o wydanym już posiłku i odmówi wydania kolejnego.

Funkcjonalność check-inu w przestrzeniach sprawdzi się też na eventach z wieloma punktami gastronomicznymi (np. strefa foodtrucków). Po zeskanowaniu kodu QR i odebraniu posiłku w konkretnym punkcie uczestnik nie będzie już miał możliwości odebrania drugiego posiłku w innym.

‍

Dlaczego warto?

Wykorzystanie zaawansowanego systemu check-in do zarządzania wydawaniem posiłków pozwala zagwarantować ich odpowiednią jakość i ilość oraz ograniczyć marnowanie jedzenia. Dodatkowo, organizatorzy zyskują cenne dane o uczestnikach, takie jak godziny, w których jedli posiłki, oraz informacje o ich preferencjach kulinarnych. To pozwala lepiej planować posiłki na przyszłych wydarzeniach i dostosować ofertę gastronomiczną do gustów uczestników.

Dla uczestników korzyści są równie istotne. Dzięki funkcjonalności check-inu w przestrzeniach mogą oni szybko i sprawnie odebrać zaplanowany posiłek bez konieczności stania w długich kolejkach. Zyskują pewność, że posiłek jest dla nich zarezerwowany i nie ma ryzyka, że zostaną pominięci. To rozwiązanie nie tylko poprawia komfort uczestnictwa, ale także tworzy pozytywne wrażenie o staranności i profesjonalizmie organizatorów, dbających o każdy detal podczas wydarzenia.