W dzisiejszych czasach organizacja wydarzeń staje się coraz bardziej wygodna dzięki nowoczesnym technologiom. Coraz więcej organizatorów rezygnuje z tradycyjnych papierowych list obecności na rzecz technologii obsługi uczestników, które ułatwiają zarządzanie nimi. Jednym z takich rozwiązań jest funkcjonalność check-in od Gridaly, która znacząco usprawnia zarządzanie obecnością uczestników na warsztatach, sesjach, wykładach i innych punktach programu podczas wydarzenia.

‍

Co to jest check-in na evencie?

Funkcjonalność check-in to innowacyjne narzędzie, które w podstawowej wersji pozwala na szybką i bezproblemową obsługę uczestników w recepcji wydarzenia, potwierdzanie obecności i wydawanie uczestnikom spersonalizowanych identyfikatorów eventowych. Dla uczestników to z kolei duża wygoda, ponieważ mogą sprawnie potwierdzić swoją obecność za pomocą kodu QR z biletu lub aplikacji, bez konieczności okazywania dowodu tożsamości ani dodatkowej wejściówki.

‍

Co to jest check-in na punkty programu?

Check-in Gridaly został uzupełniony o dodatkowe funkcje, dzięki którym organizatorzy mogą też łatwo potwierdzać obecność uczestników na poszczególnych punktach programu — warsztatach, sesjach, panelach dyskusyjnych — a także monitorować statystyki obecności. 

‍

Check-in na punkty programu - jak to działa?

Operowanie funkcjonalnością check-inu na punkty programu jest niezwykle proste. Załoga eventu pobiera na swoje smartfony aplikację Gridaly Check-in, którą można pobrać bezpłatnie ze sklepów App Store i Google Play. Kiedy uczestnicy pojawiają się przed wejściem do sali lub miejsca, w którym będzie odbywała się dana sesja, załoga skanuje kod QR umieszczony na identyfikatorze uczestnika, a informacja o potwierdzeniu obecności automatycznie pojawia się w systemie. Nie ma potrzeby ręcznego wpisywania informacji, co znacząco oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. 

Może również wydarzyć się tak, że uczestnik nie był zapisany na daną sesję lub warsztat. Odpowiednia adnotacja pojawi się w aplikacji Gridaly Check-in po zeskanowaniu kodu QR uczestnika, a uczestnik zostanie poinformowany o braku możliwości uczestnictwa w sesji.

‍

Obawy organizatorów - rozwiewamy mity

‍

1. Technologie do check-inu są skomplikowane i trudno się ich używa

Nic bardziej mylnego! Obsługa funkcji check-in w Gridaly jest intuicyjna i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej. Załoga eventu eventu jedynie pobiera aplikację, i skanuje kod QR, co pozwala na natychmiastowe zapisanie obecności w systemie.

‍

2. Wdrożenie check-in spowoduje kolejki

Nasza technologia check-in została przetestowana na wielu wydarzeniach, m.in. takiego z udziałem ponad 7000 uczestników, gdzie przy 12 stanowiskach check-in w recepcji ani razu nie zrobiła się kolejka. Proces skanowania kodów QR jest szybki i efektywny, co zapewnia płynność ruchu.

‍

3. Check-in oprócz poprawy płynności nie przynosi dodatkowej wartości dla organizatora

Wprowadzenie check-inu to nie tylko wygoda, ale również źródło cennych danych. Organizatorzy mogą analizować, na których sesjach i punktach programu pojawiali się uczestnicy.. Takie informacje są nieocenione dla sponsorów, którzy będąc sponsorami lub patronami konkretnych wykładów czy warsztatów mogą wykorzystać informacje o obecnych i skierować do nich spersonalizowaną komunikację po evencie lub potraktować jako leady kwalifikowane.

‍

Dlaczego warto wdrożyć check-in?

Automatyzacja procesu obsługi uczestników i zarządzania ich obecnością niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim, pozwala zaoszczędzić czas i zredukować liczbę błędów wynikających z ręcznego prowadzenia list obecności. Dodatkowo, organizatorzy i sponsorzy zyskują dostęp do cennych danych, które mogą być wykorzystane do optymalizacji przyszłych wydarzeń i lepszego zrozumienia potrzeb uczestników.

Dla uczestników, funkcjonalność check-in to gwarancja szybkiego i bezproblemowego potwierdzenia obecności, bez konieczności stania w długich kolejkach, zarówno w recepcji wydarzenia, jak i przed wejściem na konkretne wykłady czy warsztaty. To również pewność, że ich obecność została odnotowana i nie przegapią żadnej ważnej sesji czy warsztatu.

‍

Podsumowanie

Wykorzystanie technologii check-in od Gridaly to krok w stronę nowoczesnego eventu, automatyzacji procesów eventowych i większej efektywności w zarządzaniu uczestnikami. Jeśli chcesz, aby Twoje wydarzenie było jeszcze bardziej profesjonalne i dobrze zorganizowane, warto rozważyć wdrożenie tej innowacyjnej funkcjonalności.