Organizacja eventów online to jedno, ale wiedza, jakie działania podjąć po ich zakończeniu to drugie. W tym artykule pokażemy Ci 6 rzeczy, które jako organizator po prostu musisz zrobić po zakończeniu wydarzenia online lub hybrydowego.

Odpowiedz na pytania uczestników

Bardzo możliwe, że podczas Twojego wydarzenia na czacie pojawiło się sporo zapytań od uczestników, na które Tobie lub Twoim moderatorom nie udało się odpowiedzieć. Zaopiekowanie się tymi pytaniami to pierwsze, co organizator powinien zrobić po zakończeniu eventu. Pamiętaj, że czas gra tu ważną rolę - im szybciej odpowiesz na wszystkie zapytania z czatu i wiadomości prywatnych, tym większa szansa, że uczestnicy nadal będą “podgrzani” po wydarzeniu i chętniej będą kontynuować z Tobą rozmowę.

Pobierz nagrania z wydarzenia

Jeśli organizujesz event online lub wydarzenie hybrydowe i na platformie eventowej osadzona jest transmisja online, koniecznie pamiętaj o włączeniu nagrywania, a po zakończeniu eventu pobierz nagranie i umieść je w chmurze lub na dysku twardym.

Pobierz raport i sprawdź statystyki

Pamiętaj, że eventy online mają jedną ogromną przewagę nad stacjonarnymi - dają Ci bardzo konkretną wiedzę o uczestnikach, którzy wzięli udział w Twoim wydarzeniu. Po zakończonym evencie koniecznie sprawdź wszystkie dostępne statystyki i wyciągnij z nich wnioski. Na czacie wydarzenia pojawiło się mało wiadomości? Może warto pomyśleć o wykorzystaniu ankiet i modułu grywalizacyjnego oraz zorganizowaniu konkursu dla uczestników. Zauważasz spory spadek w liczbie osób oglądających transmisję wraz z czasem trwania konferencji? Być może między poszczególnymi punktami zabrakło przerw kawowych i przerwy obiadowej lub były one za krótkie. Frekwencja na webinarze była niska? Potencjalnie zawinił tu brak kampanii mailowych, które skutecznie podtrzymałyby zainteresowanie webinarem.

Dobrym pomysłem na pewno będzie wygenerowanie interesujących Cię raportów i pobranie ich np. w formacie .xls lub .pdf. Jeśli zajdzie taka potrzeba, raporty możesz przedstawić odpowiednim osobom i pokazać, jakim sukcesem było Twoje wydarzenie.

Zbierz opinie od uczestników

Twój pierwszy event online na pewno nie będzie idealny. Ważne jest, by z każdego wydarzenia wyciągnąć odpowiednie wnioski. Jak je zdobyć? Posłuchaj opinii uczestników Twojego wydarzenia i zapytaj ich, co im się podobało, a co nie.

Aby zebrać opinie od uczestników, najlepiej będzie rozesłać kampanię mailową, w której zamieścisz ankietę ewaluacyjną. Poziom szczegółowości w ankiecie zależy tak naprawdę od Ciebie. Możesz użyć ogólnych pytań o to, co uczestnikom się podobało, a co można by poprawić. Do tego najlepiej wykorzystać formularz z polem opisowym, gdzie ankietowani będą mogli wpisać swoje przemyślenia. Alternatywnie możesz przygotować bardziej szczegółowy kwestionariusz i poprosić o ocenę każdego aspektu wydarzenia np. w skali 1-5. Pamiętaj, że w takim wariancie warto jest również zostawić jedno lub dwa pola opisowe na uwagi i przemyślenia uczestnika.

Udostępnij nagrania

Nagrania transmisji online, które zostały przez Ciebie pobrane, nie powinny się kurzyć w chmurze czy też na dysku twardym komputera. Przytnij je odpowiednio i pozbądź się niepotrzebnych fragmentów, a następnie umieść je na platformie, na której organizowane było Twoje wydarzenie online lub hybrydowe. W ten sposób uczestnicy wydarzenia będą mogli powtórnie obejrzeć transmisje lub zobaczyć te, które przegapili. Możesz również sprzedawać dostęp do nagrania na platformie osobom, które nie mogły wziąć udziału w evencie, a które są zainteresowane prezentowanymi podczas niego treściami.

Zrób recykling treści

Organizatorzy często zapominają, że jedną z największych wartości eventów online i hybrydowych jest możliwość dowolnego recyklingu treści. O jakim recyklingu mowa? O wykorzystywaniu całości lub części nagrań podczas innych wydarzeń, transkrypcjach, artykułach contentowych, newsletterach, mailingach oraz publikacjach w mediach społecznościowych.

Po tym jak pobierzesz nagrania z wydarzenia, przeanalizuj je pod kątem tego, jak możesz je przerobić. Odpowiedz sobie na kilka pytań: Czy mam przestrzeń, w której mogę wykorzystać całe nagranie? A może muszę je najpierw pociąć na mniejsze fragmenty? Czy na nagraniach prezentowana jest ciekawa wiedza, którą mogę opisać w artykule? A może lepiej byłoby napisać serię krótszych artykułów? Czy nagranie nadaje się do tego, żeby przyciąć je do wersji pionowej i wykorzystać na Instagramie lub Linkedinie? A może na jego podstawie dałoby się stworzyć TikToka?

Pamiętaj, że nie ma jednego złotego sposobu na recykling treści. Każdy sposób jest dobry, jeżeli dzięki niemu realizujesz swoje cele biznesowe.

Checklista:

1. Odpowiedz na pytania, które pojawiły się na czacie lub w wiadomościach prywatnych
2. Pobierz nagrania z wydarzenia i przytnij je
3. Pobierz raport i sprawdź statystyki aktywności
4. Zrób ankietę i zbierz opinie od uczestników
5. Udostępnij fragmenty lub całość nagrania
6. Zrób recykling nagrań i stwórz na ich podstawie artykuły lub posty w mediach społecznościowych