Women in Tech Camp to obóz integracyjny dla najbardziej utalentowanych studentek kierunków związanych z IT z polskich uczelni.
Organizatorzy wyjazdu mierzyli się z następującymi wyzwaniami: skuteczne zarządzanie zróżnicowanymi grupami uczestników i personalizowanie ich doświadczeń, integracja transmisji na żywo w aplikacji, angażowanie społeczności podczas 4-dniowego wydarzenia oraz ułatwianie płynnej komunikacji między uczestnikami a organizatorami.
Utworzono 9 predefiniowanych agend wydarzeń w oparciu o 9 tagów przypisanych podczas rejestracji. Osiągnięto wysokie zaangażowanie uczestników a co druga osoba wypełniła ankietę zwrotną lub oceniła punkt programu.
Początkowym wyzwaniem dla wydarzenia było stworzenie kilku predefiniowanych agend wydarzenia w oparciu o informacje podane w formularzu rejestracyjnym. Rejestracja odbywała się za pośrednictwem strony internetowej organizatora, gdzie uczestnicy podawali swoje dane osobowe i wybierali obszary zainteresowań, zaznaczając odpowiednie pola w formularzu. Zainteresowania te zostały następnie zamienione na 9 tagów i zintegrowane z wyeksportowanym plikiem.
Import listy uczestników do Gridaly nie tylko zapewnił maksymalną dokładność, ale także wykorzystał 9 tagów do wygenerowania 9 predefiniowanych agend wydarzenia. W zależności od tagu przypisanego do uczestnika, odpowiednia predefiniowana agenda czekała na niego w aplikacji eventowej przed rozpoczęciem eventu. Uczestnicy mieli możliwość dostosowania swoich agend poprzez dodawanie lub usuwanie punktów agendy zgodnie z ich preferencjami.
Organizatorzy wykorzystali funkcjonalności social wall i grywalizacji w aplikacji eventowej Gridaly, aby zwiększyć zaangażowanie uczestników. Social wall funkcjonował jako przestrzeń umożliwiająca publikowanie treści, dzielenie się przemyśleniami i angażowanie się w dyskusje. Uczestnicy aktywnie wnosili swój wkład, udostępniając zdjęcia z wydarzenia, omawiając konkretne punkty programu i inicjując dyskusje, które pobudzały dalsze interakcje.
Włączenie grywalizacji również zwiększyło zaangażowanie uczestników. Poprzez serię zadań i wyzwań, zdobywali oni punkty i odznaki za wykonywanie różnych czynności, z których wiele koncentrowało się na odkrywaniu funkcjonalności aplikacji. Niektóre zadania wymagały od uczestników skanowania kodów QR na stoiskach sponsorów, promując interakcję z partnerami wydarzenia. Aby zachęcić do aktywności w aplikacji, tablica wyników na żywo wyświetlała najlepszych graczy, motywując uczestników do rywalizacji o najwyższe miejsca.
Sprawna komunikacja między uczestnikami i organizatorami była bardzo ważna dla udanego przebiegu wyjazdu integracyjnego. Aby ją zapewnić, organizatorzy wprowadzili dwie osobne sekcje w aplikacji Gridaly. Pierwsza z nich zawierała pełną listę wszystkich organizatorów, do których uczestnicy mogli zwrócić się z pytaniami dotyczącymi samego wydarzenia. Druga sekcja stanowiła helpdesk, w którym znalazły się kontakty do osób odpowiadających za kwestie techniczne oraz link do czatu z supportem. Dodatkowo, organizatorzy zaplanowali serię powiadomień w aplikacji, które o określonych porach przypominały uczestnikom o zbliżających się punktach programu i atrakcjach.
Organizatorzy chcieli zachęcić uczestników do podzielenia się opinią o wydarzeniu. W tym celu skorzystali z funkcjonalności niestandardowych formularzy i ocen punktów agendy. Uczestnicy mogli ocenić każdy punkt programu w skali od 1 do 5 gwiazdek. Powstały też dwie ankiety - jedna dla uczestników i druga dla prelegentów - w których mogli bardziej szczegółowo opisać wrażenia po wyjeździe. W rezultacie połowa uczestników postanowiła podzielić się swoją opinią.
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
.png)
